Das Wort Persona kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Maske“. Persona bezeichnet einen fiktiven Nutzer, der stellvertretend für eine Teilmenge der späteren tatsächlichen Kunden oder Zielgruppe stehen soll. Dafür muss ein Unternehmen zunächst die Wünsche, Bedürfnisse und Probleme der Zielgruppe unter die Lupe nehmen.
Was ist ein MUSS, was ein KANN? Die digitale Kommunikation ist selbstverständlich, doch in ihrer Fülle an Möglichkeiten kann sie auch erschlagen. Wichtig ist es, einen kühlen Kopf zu bewahren und strategisch zu handeln.
Onlinekommunikation – Dienstleistungen, Produkte, Institutionen, Unternehmen, Infrastruktur und Personen werden heute im Internet bewertet. Viele Kunden ziehen diese Meinungen zu Rate, bevor sie etwas kaufen. Wir zeigen, wie Unternehmen die – oft ungeliebten – Bewertungen für sich nutzen können.
Mindmap: Online-Bewertungen
„Sofern die Daten eines Unternehmens im Netz veröffentlicht sind, hat jeder das Recht, das Unternehmen zu bewerten“, sagt Andreas Pfeifer, Inhaber der Wiesbadener Marketingberatung „Die Heldenhelfer“. Pfeifer ist Experte für Online-Bewertungen. „Ich sage ganz klar: Viele haben Angst vor negativen Bewertungen. Aber fast 80 Prozent aller Bewertungen sind positiv. In der Touristik sogar 85.“
Was viele Unternehmen verunsichert ist, dass nicht der Betrieb entscheidet, ob er rezensiert wird, sondern der Kunde. Das tut er, ohne zu fragen. „Es passiert, ob man nun wegschaut oder nicht“, sagt Pfeifer. Dann also lieber zum Vorteil des eigenen Unternehmens reagieren, statt diese Form der Kundenkommunikation zu ignorieren. Online-Bewertungen werden von tausenden Nutzern gelesen und sind auch nach Jahren noch im Netz gespeichert. Überdies landen Kundenrezensionen häufig in den Ergebnissen bei Google und beeinflussen das Ranking.
Kundenbewertungen sind für Verbraucher eins der wichtigsten Entscheidungskriterien. Fürs Online-Shopping hat dies der Digitalverband Bitkom untersucht. Damit landen die Online-Rezensionen noch vor Preisvergleichsseiten und Gesprächen mit Freunden, Familie und Kollegen.
Für Unternehmen ist es ratsam, aktiv mit Bewertungen zu arbeiten und ein Bewertungsmanagement zu etablieren. Wichtig dafür ist das Monitoring, um einen Überblick zu gewinnen. „Reagieren Sie auf jegliches Feedback“, rät Andreas Pfeifer, „für positives bedanken wie für negatives entschuldigen. Außer mit Trollen, mit denen darf man sich keinesfalls auf Diskussionen einlassen“. Das Ziel muss lauten, möglichst viele positive Bewertungen zu erhalten, zum Beispiel indem man Kunden aktiv um Feedback bittet.
Bewertungen können aber auch Manipulation, Fälschung und Verleumdungen enthalten und so zu Imageverlust und Umsatzrückgang führen. Allerdings muss nicht jede Bewertung hingenommen werden. Die reine Meinungsäußerung unterliegt dem Schutz der Meinungsfreiheit. Unwahre Tatsachenbehauptungen, die die Grenze zur „Schmähkritik“ überschreiten, sind jedoch verboten und können zur Anzeige gebracht werden.
Eine digitale Unternehmenskommunikation sowohl intern (unter den Mitarbeitern) als auch extern (hin zum Kunden, Zulieferern etc.) kann der Einstieg in die „digitale Welt“ sein. Dezentrale Stellen können lückenlos in die Kommunikation einbezogen werden und Mitarbeiter sich in alle Richtungen informieren und austauschen. Es zeigt sich, dass die Mitarbeiter der Knotenpunkt für eine gelungene Umsetzung digitaler Kommunikationsprozesse sind. Daher ergibt sich besonders hier ein starker Bedarf: Wie können Mitarbeiter in den Prozess der Digitalisierung eingebunden werden? Wodurch kann ein optimaler Austausch (über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg) geschaffen werden? Das „Über-Grenzen-hinweg-Kommunizieren“ weicht klassische hierarchische Strukturen auf, macht einzelne abgeschlossene Silos überflüssig bzw. stellt Abteilungsdenken in Frage und fordert neue Geschäftsmodelle und Unternehmenskulturen.
Den Führungskräften wird in Zeiten der Digitalisierung eine besonders wichtige Rolle zugesprochen: Sie sollen Innovationen und Potenziale erkennen, Risiken abschätzen, brauchen Mut, Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit, die Mitarbeiter zu integrieren, zu informieren und zu motivieren. Dies sind nur einige Eigenschaften, die eine gute Unternehmensführung verkörpern sollte. Expertengespräche zeigten, dass es nicht nur auf den Innovationswillen der Mitarbeiter und deren Know-how ankommt. Es ist noch viel wichtiger, dass die Führungsebene neue digitale Prozesse selbst anstößt und vorlebt.
Die komplette Studie „Digitalisierung braucht Führung und Kommunikation“ herunterladen
Noch stecken die Technologien der Virtuellen Realität (VR) und der erweiterten Realität (Augmented Reality (AR)) in den Kinderschuhen. Laut einer Schätzung der Investmentbank Goldman-Sachs soll das jährliche Produktionsvolumen von VR- und AR-Inhalten bis zum Jahr 2025 von derzeit knapp 3 Milliarden auf mehr als 80 Milliarden Dollar steigen. Zum Vergleich: Im Jahr 2015 betrug das Produktionsvolumen noch fast null. Es lohnt sich für kleine und mittelständische Unternehmen, sich jetzt mit den Anwendungsmöglichkeiten der Technologie zu befassen.
Design, Qualitätssicherung, Simulationen, Sicherheitschecks, Live-Überprüfungen von Bauprojekten, Wartungen, Schulungen, Wohnungsbesichtigungen, Maschinenbau – das sind nur einige Gebiete, in denen Virtuelle/Erweiterte Realität-Lösungen schon heute – außerhalb klassischen Entertainments, zum Beispiel Videospielen – eingesetzt werden. Im Gegensatz zur virtuellen Realität, bei welcher der Benutzer komplett – zum Beispiel mit Hilfe einer Virtual-Reality-Brille – in eine virtuelle Welt eintaucht, steht bei der erweiterten Realität die Darstellung zusätzlicher Informationen im Vordergrund. Im einfachsten Fall kann das die Einblendung von computergenerierten Zusatzinformationen in Bildern oder Videos sein.
Welches Potenzial VR und AR in den kommenden Jahren entfalten könnten, war auf der Internationalen Konferenz für Animation, Effekte, Games und digitale Medien FMX in Stuttgart zu sehen. So ist es möglich, täuschend echt digital 3D-animierte Automobilmodelle in den virtuellen oder virtuell erweiterten Raum zu integrieren. Firmen wie Audi, Renault oder McLaren stellten ihre VR-Applikationen vor. Besonders beeindrucken konnte die VR-Applikation von Jaguar. Mit Hilfe des neuen Headsets wurde ein Gruppenerlebnis für 66 Personen in einem virtuellen Raum geschaffen und somit die Möglichkeit, um räumlich voneinander getrennte Personen zusammen zu bringen.
Steve Sullivan von Microsoft zeigte, wie reale Personen und Gegenstände in den digital erweiterten Raum integriert werden können. Dies ist mit Hilfe eines Green Screens und Fotogrammmetrie möglich. So können 3D-Modelle von reellen Gegenständen in den virtuellen Raum integriert werden. Barrieren der Erstellung von virtuellen Inhalten, beispielsweise bei der Filmproduktion, sollen dadurch wegfallen.
Großer Lernbedarf zum Thema VR und AR
So bahnbrechend die Durchführungen von VR Gruppenerlebnissen auch sein mögen, so sind sie noch längst nicht vollständig ausgereift. Interagierende Personen können in virtuellen Räumen bisweilen nur schemenhaft dargestellt werden, wie Daryl Atkins von Rewind darlegte. Zudem sei es laut Atkins noch nicht zu gewährleisten, dass die jeweiligen VR Nutzer verbal untereinander im virtuellen Raum kommunizieren können. Eine alternative Lösung von VR-Erlebnissen für Personengruppen ohne die Nutzung klassischer Headsets bietet der „Fieldtrip to Mars“ der Firma Framestone. Hier wurde ein Schulbus präpariert mit modernen Bildschirmen anstelle von Fenstern. Die Insassen konnten dadurch gemeinsam einen digitalen Trip über den Mars erleben. Währenddessen fuhr der Bus durch die Straßen New Yorks.
Diese Technik könnte eine vorzeitige Lösung für VR-Gruppenerlebnisse darstellen, denn weiterhin haben auch die modernsten VR-Headsets Probleme mit der Langzeitnutzung aufgrund der Unhandlichkeit der Geräte und dem nach und nach auftretenden Übelkeitsgefühl (sogenannte Motion Sickness) bei Nutzern. Außerdem sind die Eindrücke von Anwendern in digitalen Welten, ähnlich wie bei der Wahrnehmung der realen Welt, äußerst verschieden.
Unterschiede zwischen den Geschlechtern
Prof. Dr. Matthias Wölfel von der Hochschule Furtwangen präsentierte seine Forschungsergebnisse rund um das Thema Atmosphäre in VR. Eine Erkenntnis daraus war, dass sich bei der Wahrnehmung von VR-Inhalten drastische Unterschiede zwischen den Geschlechtern zeigen, beispielsweise im Hinblick auf Farbe und Fokusbereiche. Die Ursachen dafür müssten zwar noch erforscht werden, dennoch sei das Wissen um diese Faktoren bereits wichtig für jeden, der sich ernsthaft mit der Erstellung von VR-Erlebnissen befasst.
Storytelling in der Virtuellen Realität
Weiterhin stellt die neue Form des Storytelling innerhalb von VR eine Hürde dar. Zwar gibt es erste Ansätze für neue Handlungsstränge, wie Chris O`Reilly von Nexus Studios ausführte, jedoch ist noch kein einheitliches Konzept für übergreifende VR-Storylines vorhanden.
Auch bei Augmented Reality-Technologien, wie der Hololens, gebe es weiterhin Verbesserungsbedarf. So ist es notwendig die digitalen Erweiterungen in reale Geometrie zu überführen, damit diese im realen Raum exakt platziert dargestellt werden können.
Bislang ist es schwierig, dass Anwender von AR-Technologien auf ihren Bildschirmen die jeweiligen digitalen Erweiterungen anderer Nutzer sehen können. Eine mögliche Lösung für diese Probleme stellte Edward Miller von Scape Technologies vor. Mithilfe von frei zugänglichen Fotos, sowie Videos öffentlicher Räume, werden 3D-Animationen erstellt, welche dem Nutzer über eine Cloud zur Verfügung gestellt werden. Damit wäre die Erstellung großangelegter begehbarer AR-Erlebnisse möglich.
Die Digitalisierung löst in Unternehmen auch Angst aus: Denn über fünf Einfalltore können Cyberkriminelle in ihre Systeme eindringen. Dabei gibt es einfache Regeln, mit denen man sich konsequent schützen kann. Die TU Darmstadt hat dazu ein kostenfreies Schulungsprogramm mit vier Modulen entwickelt.
Ein kleines hessisches Unternehmen kauft regelmäßig Produkte bei einem Handelspartner in Asien. Der Mitarbeiter, der die Geschäfte finanziell abwickelt, erhält eine Mail von dem gewohnten Absender in Asien. Darin steht, die Bankverbindung habe sich geändert. Der nächste Rechnungsbetrag – 150.000 Euro – sei bitte auf das neue Konto zu überweisen. Der Mitarbeiter in Hessen tut dies.
Fehler! Er ist Opfer eines so genannten Social Engineering-Angriffs geworden. „Hätte er den erweiterten Mail-Kopf geöffnet, hätte er gesehen, dass die wahre Absenderadresse nicht die gewohnte war, sondern eine andere. Außerdem hätte er auch bei dem Handelspartner in Asien anrufen können“, sagt Michael Rühl vom Polizeipräsidium Südhessen. Ihm ist vor zwei Jahren in seiner Zeit als Ermittler genau dieser Fall begegnet. Inzwischen leitet er die polizeiliche Beratungsstelle „Cybercrime“ und klärt Unternehmen und Privatleute über die Tricks der Betrüger im Netz auf. Das schwächste Glied sei immer noch der Mensch, der einzelne Mitarbeiter, sagt Rühl. „Schadsoftware kommt nicht durch die Luft auf Ihren Rechner. Wichtig ist, dass jeder einzelne Mitarbeiter geschult ist und Bescheid weiß. Und nicht nur der Chef.“ Grundsätzlich gebe es immer zwei Vorsorgevarianten, die man am besten miteinander kombiniert, sagt Oliver Berg, der bei der Sparkasse Darmstadt die Abteilung „Mediale Vertriebswege“ leitet: erstens die technische und zweitens die Aufklärung der Mitarbeiter. Drei Mal im Jahr werden in der Bank alle Mitarbeiter darin geschult: „Wie erkenne ich eine Gefahrensituation?“ In jedem Fall sollten die fünf größten Einfallstore für Cyberkriminelle bekannt sein:
Schadsoftware kann über infizierte USB-Sticks oder CDs auf einen Firmenrechner und somit ins System des ganzen Unternehmens gelangen. Damit können zum Beispiel Daten verschlüsselt oder von außen ausgelesen werden. Wie kann man verhindern, dass Mitarbeiter fremde USB-Sticks oder CDs verwenden? „Bei uns sind alle USB-Zugänge gesperrt oder gar nicht mehr vorhanden, genauso wie CD-Laufwerke. Will ein Mitarbeiter einen fremden USB-Stick verwenden, muss dieser vorher durch die Prüfung unserer Systemadministratoren“, sagt Berg. Hier setzt die Sparkasse konsequent auf die technische Verhinderung leichtsinnigen Verhaltens.
„Erst denken, dann klicken“, warnt Aufklärer Rühl von der Polizei. Immer, wenn der Absender einer Mail eine Aktion vom Lesenden fordert, müsse man automatisch denken „Stop! Macht dieser Klick Sinn?“ Oft wird Schadsoftware per Mailanhang als Bewerbung oder Rechnung getarnt. Auch Links können zu Virusseiten führen. Hier muss man genau schauen: Entspricht der Link dem gängigen Muster? www.unternehmen.de oder.com?
Beispiel hierzu: Flyer zum Download
Die Sparkasse nutzt auch hier zusätzlich technischen Schutz: Alle Mails mit Anhang werden besonders geprüft. Auf Tippfehler oder andere Auffälligkeiten dürfe man sich bei betrügerischen E-Mails nicht mehr verlassen, sagt Oliver Berg. „Die kriminellen Mails werden immer besser.“ Dazu gehört auch, dass die Absender auf den ersten Blick vertraut aussehen können.
Diese Angriffe haben das Ziel, den Nutzern den Zugriff auf ein Computersystem unmöglich zu machen oder Firmenwebseiten unerreichbar zu machen. „Davon betroffen sind viele kleine und mittlere Unternehmen, auch viele Onlineshops“, sagt Michael Rühl von der Polizei. Nach der Attacke kommt eine Zahlungsaufforderung. Wird diese beglichen, werden die Seiten meist wieder freigegeben. „Viele Unternehmen bezahlen diese oft erschwinglichen Beträge, um den Geschäftsausfall und den Reputationsverlust einzudämmen.“ Gegen solche Angriffe kann nur eine entsprechende softwaretechnische Aufrüstung helfen.
Ein Anrufer gibt sich als Mitarbeiter von Microsoft oder einer anderen bekannten seriösen Firma aus. Unter einem Vorwand soll dem Anrufer ein Fernzugang auf den Computer gestattet werden. Zumeist gaukeln die Anrufer eine Bereinigung Ihres PCs vor und fordern im Anschluss eine Bezahlung der vermeintlich erbrachten Dienstleistung. Hierzu wird nach Kreditkartendaten oder TAN-Nummern für’s Onlinebanking gefragt.
Oliver Berg von der Sparkasse gibt einen weiteren Aspekt zu bedenken: „Achte auf die Kollegen!“ Möglich ist, dass Mitarbeiter nicht nur unbedarft in eine Falle klicken, sondern dies absichtlich tun. Sei es aus Profitgier oder weil sie von außen unter Druck gesetzt werden. „Zum Beispiel, wenn ein angeblicher Kollege am Telefon ein internes Passwort von mir haben will“: Auch hier ist Wachsamkeit geboten.
Die Forschungsgruppe SECUSO der Technischen Universität Darmstadt bietet eine frei verfügbare und kostenfreie Schulung zur Erkennung betrügerischer Nachrichten an. Diese besteht aus vier Modulen und einem Quiz. Die Schulungseinheiten wurden innerhalb des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Rahmen der Initiative IT-Sicherheit in der Wirtschaft geförderten Projekts KMU Aware entwickelt.
Aufklärungsvideo zum Thema:
Thomas Pleil, Professor für Online-PR an der Hochschule Darmstadt und Mitarbeiter der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, zeigt in einem im Interview, welche Faktoren bei der Onlinekommunikation von Unternehmen erfolgsentscheidend sind.
Herr Professor Pleil, digitale Kommunikationsmittel bieten Firmen viele Chancen. Doch nicht immer gelingt die Kommunikation mittels digitalen Plattformen. Welche Ursachen hat das?
Bei Unternehmen als Absender von Informationen steht am Anfang einer Reihe von Problemen oft das Kanaldenken: Manche Unternehmen meinen, einen Kommunikationskanal nutzen zu müssen, weil viele Menschen das eben auch schon tun. Zum Beispiel Facebook. Muss der Getränkemarkt um die Ecke dort wirklich aktiv sein? Wir hatten neulich einen solchen Fall: Dem Besitzer war gesagt worden, ohne Facebook-Seite funktioniere heute Kommunikation nicht mehr. Klar, mit einem guten Konzept und Liebe zur Kommunikation könnte das was werden. Aber mal im Ernst: Wenn sich der gute Mann damit quält, wird das auch nur eine Kommunikation um der Kommunikation Willen. Und wer will das abonnieren?
Was raten Sie Unternehmen, die darüber nachdenken, wie sie am besten digital mit Kunden kommunizieren?
In unserer vom BMWi geförderten „Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation“ stehen wir Multiplikatoren als Ansprechpartner für Kommunikation 4.0, Change-Management und eLearning zur Verfügung. Wir raten Unternehmen grundsätzlich, erst einmal zu beschreiben, welches Kommunikationsproblem behoben werden oder inwiefern die Kommunikation genau verbessert werden soll. Geht es zum Beispiel um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter oder um besseren Kundenservice? Sind die vorhandenen Kommunikationswege einfach nur schlecht genutzt? Oder bieten neue Kanäle wirklich bessere Möglichkeiten? Wenn ja, gibt es eine Menge weiterer Fragen. Zum Beispiel: Ist es ok, wenn die Kommunikation nicht vertraulich und auf einem fremden Server gespeichert wird? Und wenn Inhalte irgendwann kaum mehr auffindbar sind? Und so weiter.
Ist diese Analyse gemacht, was wäre der zweite Schritt?
Zeigt sich, dass ein neuer Kommunikationskanal sinnvoll genutzt werden könnte, sollte man sich erst einmal in die Kommunikationspartner versetzen: Welche Art von Kommunikation erwarten sie? Welche Inhalte? Welche Intensität? Ich zucke mittlerweile schon zusammen, wenn ich nur davon höre, dass irgendwo eine neue WhatsApp-Gruppe eröffnet wurde und hoffe, dass dieser Kelch an mir vorüber geht. Warum? Weil WhatsApp für mich ein privater Kanal für Freunde und Familie ist. Und weil Gruppen oft unglaublichen digitalen Stress verursachen.
Wie innovativ sollten Unternehmen letztendlich in ihrer Kommunikation sein: nach vorne preschen oder lieber per Mail weitermachen?
Um nicht missverstanden zu werden: Ich möchte niemandem eine Ausrede bieten, die (Unternehmens-)Kommunikation nicht zu verbessern. Im Gegenteil: Wir können mit digitalen Werkzeugen Arbeit erleichtern, Menschen mitnehmen und Service verbessern. Aber damit das wirklich funktioniert, sollten wir überlegt herangehen und nicht schnell mal entscheiden, einfach einen neuen Account zu machen, wie es manche KMU für notwendig halten.
Herr Pleil, vielen Dank für das Interview.
Ist ihr Produkt besonders fotogen? Oder die Dienstleistung erklärungsbedürftig? Instagram, YouTube oder Snapchat? Verantwortliche in der Unternehmenskommunikation stehen bei der Planung ihrer Kommunikationsziele und Zielgruppen vor der Frage: Welcher Aufwand lohnt sich? Welcher Kanal ist der richtige?
Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation hat nun die 2. Auflage der Matrix herausgebracht. Diese zeigt auf einen Blick, welche Social Media-Plattformen es derzeit gibt und welche Ziele man mit welchem Kanal erreichen kann. In die Weiterentwicklung sind Ergebnisse aus einem Workshop mit Studenten und Hinweise von Unternehmen eingeflossen.
„Social-Media-Matrix: Welcher Kanal für welches Ziel?“ herunterladen
In der Matrix ist zu finden, wie aufwändig das Bespielen des jeweiligen Kanals ist und für welche Produkte und Dienstleistungen sich welcher eignet. Ebenso das Alter der Zielgruppe und Besonderheiten einzelner Netzwerke sind aufgeführt.
Die Matrix ist für Verantwortliche in der Unternehmenskommunikation gedacht. Zudem können sie Multiplikatoren aus Wirtschaftsförderungen, Verbänden, Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern als Handreichung in Unternehmensberatungen verwenden.
Es stehen heute viel mehr Möglichkeiten bereit, Menschen mit wichtigen Informationen zu versorgen. Dass das oft nicht gelingt, hat viele Ursachen. Was das mit Kanaldenken, unklaren Kommunikationszielen und der Orientierung am Mainstream zu tun hat, lesen Sie in unserer Kolumne „Voll digital“.
Noch nie gab es so viel Kommunikation, doch besser informiert sind wir deswegen meist nicht. So geht es auch vielen Mitarbeitern in Unternehmen, Geschäftspartnern oder Kunden. Richtig ist: Es stehen heute viel mehr Möglichkeiten bereit, die Menschen mit den für sie wichtigen Informationen zu versorgen. Dass das oft nicht gelingt, hat viele Ursachen, über die es nachzudenken lohnt.
Am Anfang einer Reihe von Problemen steht oft das Kanaldenken: Manche Unternehmen meinen, einen Kommunikationskanal zu nutzen zu müssen, weil viele Menschen das eben auch schon tun. Zum Beispiel Facebook. Muss der Getränkemarkt um die Ecke dort wirklich aktiv sein? Wir hatten neulich einen solchen Fall: Dem Besitzer war gesagt worden, ohne Facebook-Seite funktioniere heute Kommunikation nicht mehr. Klar, mit einem guten Konzept und Liebe zur Kommunikation könnte das was werden. Aber mal im Ernst: Wenn sich der gute Mann damit quält, wird das auch nur eine Kommunikation um der Kommunikation Willen. Und wer will das abonnieren?
Natürlich haben die meisten Menschen, die ein Smartphone besitzen, diese App installiert und die Nutzung dieses Kommunikationskanals verlangt von einem Unternehmen praktisch keine Investitionen. Doch ist ein solcher Kommunikationsweg allein wegen seiner Verbreitung und (vermeintlich) niedriger Kosten wirklich für den Unternehmenseinsatz geeignet? In vielen Fällen ja, in anderen keinesfalls.
Und nun? In der „Agentur Kommunikation Mittelstand 4.0“ raten wir Unternehmen, erst einmal zu beschreiben, welches Kommunikationsproblem behoben werden soll bzw. inwiefern die Kommunikation genau verbessert werden soll. Geht es zum Beispiel um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter oder um besseren Kundenservice? Sind die vorhandenen Kommunikationswege einfach nur schlecht genutzt? Oder bieten neue Kanäle wirklich bessere Möglichkeiten? Wenn ja, gibt es eine Menge weiterer Fragen. Zum Beispiel: Ist es ok, wenn die Kommunikation nicht vertraulich und auf einem fremden Server gespeichert wird? Und wenn Inhalte irgendwann kaum mehr auffindbar sind?
Zeigt sich, dass ein neuer Kommunikationskanal sinnvoll genutzt werden könnte, sollte man sich erst einmal in die Kommunikationspartner versetzen: Welche Art von Kommunikation erwarten sie? Welche Inhalte? Welche Intensität? Ich zucke mittlerweile schon zusammen, wenn ich nur davon höre, dass irgendwo eine neue WhatsApp-Gruppe eröffnet wurde und hoffe, dass dieser Kelch an mir vorüber geht. Warum? Weil WhatsApp für mich ein privater Kanal für Freunde und Familie ist. Und weil Gruppen oft unglaublichen digitalen Stress verursachen. Mir ist deshalb für berufliche Kommunikation ein Messenger wie Slack viel lieber.
Die Frage ist natürlich auch, welche Anforderungen man als Unternehmen hat. Wer beispielsweise Mitarbeiter just in time besser koordinieren möchte, wird vielleicht einen Messenger dazu heranziehen wollen. Doch ein Gastronom, der sich darauf beruft, vor sechs Wochen eine Dienstanweisung an sein 30-köpfiges Team per WhatsApp verschickt zu haben, wird Schulterzucken ernten – denn seitdem wurden vermutlich wieder ein paar hundert Nachrichten in die Gruppe gepostet, und eine Suchfunktion bietet die App einfach nicht.
Ich möchte niemandem eine Ausrede bieten, die (Unternehmens-)Kommunikation nicht zu verbessern. Im Gegenteil: Wir können mit digitalen Werkzeugen Arbeit erleichtern, Menschen mitnehmen und Service verbessern. Aber damit das wirklich funktioniert, sollten wir überlegt herangehen und nicht schnell mal entscheiden, einfach einen neuen Account zu machen, wie es manche KMU für notwendig halten.
Foto: pixabay.com/josemiguels
Die Digitalisierung führt dazu, dass immer mehr geschäftskritische Informationen online verfügbar sind, beispielsweise Kundenmeinungen oder Informationen über den Wettbewerb. Diese Informationen systematisch zu beobachten, das so genannte Online-Monitoring, kann deshalb auch für mittlere oder kleine Unternehmen wichtig sein, um Branchenthemen für sich zu nutzen, ihre Kunden besser zu verstehen oder Informationen zu den Wettbewerbern zu haben. Unternehmen können Online-Monitoring mithilfe kostenloser oder kostenpflichtiger Software selbst durchführen oder eine Agentur beauftragen.
Ob man sich für kostenfreie oder eine kostenpflichtige Variante entscheidet oder eine Agentur in Anspruch nimmt, hängt zum Beispiel davon ab, wie sehr der Unternehmenserfolg von der Reputation im Internet abhängt, um welche Themen es geht und wie viel Budget dafür vorhanden ist. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wird Online-Monitoring im Arbeitsalltag oft vernachlässigt oder gar nicht abgedeckt. Dieser Artikel gibt einen Überblick, wie und warum Unternehmen Online-Monitoring betreiben können. Wir zeigen am Ende des Artikels Software, die Unternehmen für ihr Online-Monitoring nutzen können. Wir erläutern, welche Aspekte das Online-Monitoring umfassen sollte und welcher Nutzen für ein KMU daraus resultiert.
Online-Monitoring wird als „Zuhören im Internet“ bezeichnet. Das Internet bietet (auch durch Social Media) Kunden und anderen Bezugsgruppen viele Möglichkeiten, Meinungen und Informationen auszutauschen. Dabei werden auch oft Anforderungen an Unternehmen oder Erfahrungen mit Produkten diskutiert. Ein Unternehmen, das diese Diskussionen mitbekommt, kann sie als günstige Marktforschung nutzen. Neben dem Online-Monitoring, das sich auf das gesamte Internet bezieht, rückte in den letzten Jahren Social-Media-Monitoring in den Fokus. Dieses bezieht sich auf „User Generated Content“, wie er in Facebook oder anderen Diensten von Nutzern selbst erstellt wird. Online-Monitoring und Social-Media-Monitoring lassen sich dabei nicht immer voneinander abgrenzen.
Grundsätzlich ist es hilfreich zu Beginn eine Art Basisrecherche durchzuführen, indem der Unternehmensname und die wichtigsten Themen für das Unternehmen gegoogelt werden. Dabei sollte man auf die Auto-Complete-Vorschläge der Google-Suche achten, da diese zeigen, welche Themen häufig zusammen gesucht werden. Unternehmen können hier ebenfalls den Keyword Planer von Google Adwords nutzen. Dieser kann auch genutzt werden, wenn man keine Werbung schalten möchte und ist kostenfrei. Der Keyword-Planer gibt Hinweise darauf, wie häufig bestimmte Suchbegriffe gesucht werden. Zudem werden alternative Themen und Wörter ausgegeben. IHabe ich nach Blumen gesucht, werden mir als weitere relevante Wörter zum Beispiel „Blumenversand“ und „Blumen verschicken“ vorgeschlagen. 
Auf der Basis einer solchen ersten Recherche kann dann die Art und der Umfang des regelmäßigen Monitorings festgelegt werden. Diese Basisrecherche sollte in regelmäßigen Abständen wiederholt und das Monitoring. angepasst werden. Online-Monitoring kann für ein Unternehmen verschiedene Ziele erfüllen, für KMU können die folgenden relevant sein: Beobachtung aktueller Themen innerhalb der Branche, Beobachtung des eigenen Unternehmens, von eigenen Produkten oder Marken sowie Beobachtung des Wettbewerbs. Als spezielle Form des Online-Monitorings beleuchten wir dann das Social-Media-Monitoring noch mal. Weiterhin schauen wir und kostenfreie- und kostenpflichtige Tools an.
Für ein KMU kann es interessant sein, zu wissen, was momentan in der eigenen Branche im Internet diskutiert wird. Dabei spielen auch Online-Ausgaben von Fach- und Branchenzeitschriften eine große Rolle. Das Online-Monitoring kann hier zusätzlich unterstützen. Neben den journalistischen Berichten, ist in vielen Branchen wichtig, auch Fachblogs oder Diskussionen in Netzwerken wie Xing oder LinkedIn zu verfolgen: Eine Mitgliedschaft in relevanten Gruppen ist deshalb sinnvoll. Aktuelle Themen zu beobachten kann einem Unternehmen helfen, frühzeitig zu reagieren und sich Schritt für Schritt eine Beurteilungskompetenz für Trends und Entwicklungen in der Branche zu erarbeiten.
Weiterhin kann hilfreich sein, den eigenen Unternehmensnamen, die Markennamen oder Produktnamen regelmäßig im Internet zu beobachten. In diesem Zusammenhang können so genannte Verbrauchercommunities wie Yelp , Tripadvisor , Foren oder die Produktrezensionen bei Amazon hilfreich sein.
Auch in diesem Fall gilt, dass das KMU herausfinden muss, auf welchen Plattformen über das Unternehmen, oder die Produkte gesprochen werden könnte. Insbesondere im Tourismus oder der Gastronomie spielen diese Verbrauchercommunities eine entscheidende Rolle, Foren gibt es zu den unterschiedlichsten Produkten und Dienstleistungen. Die Selbstanalyse ist unter zwei Gesichtspunkten von zentraler Bedeutung: Zum einen geht es um die Wahrnehmung des Unternehmens, also seine Reputation. Zum anderen erlauben solche Monitoring-Ergebnisse, den Kundenservice gezielt zu verbessern – und damit letztlich wiederum die Markenwahrnehmung zu stärken.
Auch diese Frage kann für KMU wichtig sein und dazu beitragen, die eigenen Produkte oder Service zu verbessern. Was machen die Wettbewerber online? Welche Lücken gibt es am Markt noch? Solche Beobachtungen sind auch hilfreich, um einzuschätzen, wo man sich im Vergleich zu den anderen Unternehmen befindet und was man von den anderen lernen kann.
Ob Social-Media-Monitoring für das eigene Unternehmen relevant ist, hängt stark von den Themen ab. Dabei muss es sich nicht nur um produktbezogene Themen handeln, unter Umständen beschäftigen sich Zielgruppen auch mit dem Unternehmen als Arbeitgeber oder seiner Corporate Social Responsibility. Sinnvoll ist im nächsten Schritt eine Basisrecherche, die zeigt, ob es zu den eigenen Themen wichtige Akteure oder Plattformen wie Weblogs, Foren oder Bewertungsseiten gibt. Danach wird entschieden, welche davon künftig regelmäßig beobachtet werden sollten. Je nach Plattform müssen entweder einzelne – dann oft kostenfreie – Tools eingesetzt oder eine übergreifende professionelle Softwarelösung beschafft werden. Ist beispielsweise Twitter als relevanter Kanal identifiziert worden, bietet es sich an, Tweetdeck zu nutzen, um Suchen, Personen und Themen übersichtlich in Listen zu beobachten. Natürlich kann auch die Twittersuche selbst helfen, einen ersten Überblick über ein Thema und die Akteure zu erhalten.
Insbesondere in Social Media lassen sich das Monitoring oder Zuhören nicht immer von der aktiven Teilnahme an Diskussionen trennen. Social Media beruht auf Gegenseitigkeit und Wechselwirkung – somit kann es sein, dass Unternehmen mit ihrer Anwesenheit in Social Media auch die Erwartungen wecken, dass sie aktiv an Diskussionen teilnehmen oder Kundenanfragen dort beantworten. Daher ist es hier wichtig, sich als Unternehmen vorher zu überlegen, wie die Strategie in diesem Fall sein soll. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einem Produkt-Forum einen Beitrag zu einem seiner Produkte liest oder Fragen zu einem Thema beantworten könnte, wird aus dem Zuhören und Monitoring ganz schnell die aktive Teilnahme am Geschehen. Grundsätzlich gilt in Social Media, dass Unternehmen immer darauf achten sollten, sich als Unternehmen erkennbar zu zeigen. Geheime Aktionen fliegen meist auf, schaden der Reputation und sind wettbewerbsrechtlich untersagt.
Grundsätzlich gibt es drei Varianten das Online-Monitoring zu betreiben: Die erste Möglichkeit ist, sich das Online-Monitoring mit kostenfreien Tools selbst aufzusetzen, die zweite Möglichkeit ist der Einsatz von Spezial-Softwarelösungen und die dritte Möglichkeit ist, eine Agentur mit dem Online-Monitoring zu beauftragen. Welche Variante sich für ein Unternehmen eignet, hängt ganz vom Thema, der Intensität und dem Stellenwert des Online-Monitorings für den Geschäftserfolg ab.
Wie oben bereits kurz erwähnt, sollten Unternehmen zu Beginn eine Basisrecherche durchführen, um relevante Themen für das Online-Monitoring zu identifizieren. Dazu bietet sich Google als wichtigste Suchmaschine mit einer über 90-prozentigen Abdeckung in Deutschland an. Um die Relevanz der Suchergebnisse zu steigern, kann man in Google eine Vielzahl von Suchparametern einsetzen, eine Liste mit den wichtigsten gibt es hier . Hat man bereits Themen identifiziert, lassen sich diese dann mit Google News und Google Alerts beobachten.
Möglich ist es auch, Google News so zu personalisieren, dass ein Unternehmen News nur zu seinem Thema erhält. Auch die Wichtigkeit bestimmter Themen lässt sich hier einstellen. Google Alerts bietet die Möglichkeit, eine E-Mail mit den zusammengefassten neuen Inhalten zu den vorher ausgewählten Themen zu erhalten. Beide Funktionen sind kostenlos, notwendig ist allerdings ein Google Konto. Auch wenn Google als Suchmaschine sehr dominant ist, gibt es noch eine Reihe von Spezial-Suchmaschinen: Omgili zum Beispiel bietet die Möglichkeit Foren, News-Gruppen, Mailinglisten zu durchsuchen. Wenn man speziell auf der Suche nach Blogs ist, dann lohnt sich ein Blick in das Blogverzeichnis Blogarama , ein Blogranking wie die Deutschen Blogchats oder die Blogsuchmaschine Icerocket . Auch lassen sich beispielsweise bei Google Alerts, als Quelle Blogs auswählen. Wenn Podcasts für das Unternehmen ein Thema sind, wird man hier fündig: http://www.podcast.de/ oder http://podster.de/
Es gibt neben den kostenfreien Tools, auch kostenpflichtige Gesamtlösungen, wie z.B. Brandwatsch, bc.lab Social-Media-Monitoring, BIG Social Media, Buzzdetector und viele mehr. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass es nicht „Das Monitoring-Tool“ gibt, alle haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Interessiert sich ein Unternehmen für ein solches Tool, ist es wichtig, die Anforderungen genau zu beschreiben. Die Funktionen reichen von der klassischen Medienbeobachtung, bis hin zu Konkurrenzanalysen, die Identifikation von Beeinflussern (Influencern) oder die Analyse von Kundenmeinungen. Auch gibt es Lösungen, die beispielsweise dem Kundendienst direkt ermöglichen auf gefundene Anfragen zu reagieren. Zudem bieten diese Gesamtlösungen meistens sehr umfassende Reporting-Funktionen, die das Unternehmen individuell auf sich anpassen kann. Ein Ranking mit professionellen Monitoring-Tools zeigt zum Beispiel diese Übersicht von Goldbach Interactive.
Auch wenn in diesem Artikel nur ein kleiner Einblick in die Welt der Werkzeuge möglich war, möchten wir diese Links nicht vorenthalten:
Wenn das Unternehmen seine wichtigen Begriffe identifiziert hat und regelmäßig Monitoring betreibt, was passiert dann eigentlich mit den Ergebnissen? Das hängt zum einen davon ab, welche Ziele das Unternehmen mit dem Monitoring erreichen wollte. Dies sollte sich das Unternehmen vorher überlegen und auch, welche Dinge aus dem Monitoring abgeleitet werden und wie diese in Strategie, Produktentwicklung etc. einfließen können. Hilfreich ist ein Schema zu entwickeln, indem einfache Handlungsoptionen oder Prozesse abgebildet sind, wie mit Ergebnissen weiter umgegangen werden soll (Assmann & Pleil ). Ein solches Schema kann dabei helfen einzuordnen,welche Arten von Feedback das Unternehmen sammelt, zum Beispiel Kritik am Service, Produkten oder Personen. Weitere Möglichkeiten sind neue Produktvorschläge oder -verbesserungen. Alle diese Informationen können helfen, das Marktumfeld des Unternehmens besser einzuschätzen. Wichtig ist, dass die Monitoringergebnisse dann auch bei den richtigen Personen ankommen. Ein solches Schema kann helfen, die Wege der Informationen im Unternehmen besser zu organisieren und auch sicherzustellen, dass Monitoring nicht nur Informationen sammelt, sondern sie auch zur Verbesserungen beitragen.
Titelbild: Pixabay, Geralt , Lizenziert nach CC BY 2.0
Nach dem Projekt ist vor dem Projekt: Die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderte Initiative Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation geht ab sofort in das themenzentrierte Kompetenzzentrum Kommunikation auf.
Drei Jahre haben wir Multiplikatoren, Fachberater aus Verbänden, kleine und mittlere Unternehmen sowie das Handwerk erfolgreich dabei unterstützt, die Digitalisierung voranzutreiben. Diesen Anspruch wollen wir beibehalten und weitere drei Jahre mit an die Hand gehen. Das Bundesministerium stellt uns dafür rund 5,3 Millionen Euro zur Verfügung.
Zur besseren Übersicht haben wir deswegen eine neue Internetseite eingeführt. Dort bieten wir interessante Informationen, Veranstaltungshinweise, Praxisbeispiele und Blogbeiträge an. In den Übersichtsseiten finden Sie zudem Angebote zu Workshops, Sprechstunden und Coachings.
Entdecken Sie unsere neue Webseite, informieren Sie sich über unsere Angebote und versorgen Sie sich mit Fachwissen. Wir freuen uns über Ihren Kontakt und ihr Feedback.
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