Open Space in der Praxis
Die Potenziale der Digitalisierung erkennen, digitale Veränderungen akzeptieren und im eigenen Unternehmen vorantreiben: Innovative Dialog- und Wissensveranstaltungen können in mittleren Unternehmen wertvolle Instrumente sein, um den Wandel voranzutreiben. Für größere Gruppen eignet sich die Methode „Open Space“. Im „Offenen Raum“ bringen die Teilnehmer eigene Themen ein, bilden Arbeitsgruppen und erarbeiten Lösungen und Maßnahmen für ihr Thema. Die Ergebnisse werden am Schluss dokumentiert und vorgestellt. Eine Open-Space-Veranstaltung kann wenige Stunden oder auch mehrere Tage dauern.
Unser Praxisbeispiel für einen Open Space-Workshop:
Unternehmer, Netzwerker und Multiplikatoren aus Schleswig-Holstein und Hamburg trafen sich in Neumünster zu einem Open Space-Workshop zum Thema „Zukunftschance Digitalisierung“.
Agenda? Fehlanzeige! – Im Open Space schlagen Teilnehmer die Themen selbst vor
Eine Open Space-Veranstaltung zeichnet sich dadurch aus, dass es keine vorgegebene Abfolge von Referaten oder Vorträgen gibt, sondern Themen und Aspekte eines vorgegebenen Leitthemas in parallel stattfindenden Arbeitsgruppen bearbeitet werden können. Eine zentrale Rolle nimmt dabei der Moderator ein, der die Teilnehmer durch den Workshop führt.
Nach einer kurzen Vorstellungsrunde stellt der Moderator den Ablauf und die Regeln eines Open Space-Workshops vor und lädt die Anwesenden zum Platzieren von Vorschlägen zu Arbeitsgruppenthemen ein.
Unter Anleitung des Moderators Danny Kensa von der Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH, füllte sich der „Offene Raum“ auf der vorbereiteten Metaplanwand sehr schnell mit Inhalten aus dem Kreis der Gäste – aus Teilnehmern werden so Teilgeber.
In nur drei Stunden können so insgesamt neun verschiedene Themen-Arbeitsgruppen (sogenannte „Sessions“) durchgeführt werden, von denen jeweils drei parallel stattfinden. In unserem Beispiel bildete sich eine große Bandbreite an Themen und Aspekten aus dem Kontext Digitalisierung und Mittelstand 4.0 – von den Gefahren des Cloud-Computings über die Erarbeitung digitaler Geschäftsmodelle bis hin zu Herausforderungen der Arbeit 4.0.
Die Qual der Wahl – Intensive Vernetzung durch interessenbezogene Arbeitsgruppen
Ein Open Space-Workshop bietet den Teilnehmern also den organisatorischen Rahmen, einen „offenen Raum“ zum interessenbezogenen Dialog und Gedankenaustausch. Die Themen und Inhalte (Praxiserfahrungen, Fragestellungen, Handlungsfelder,…) werden von den Gästen selbst beigesteuert. Auf Basis des individuellen Interesses an den parallel angebotenen „Sessions“ bilden sich dann die jeweils drei Arbeitsgruppen – jeder Teilnehmer sucht sich das für ihn spannendste Thema eigenständig aus. Durch das Prinzip des „zufälligen“ (interessengetriebenen) Zusammenfindens wird ein sehr hoher Grad an Vernetzung mit den anderen Teilnehmern erreicht.
Inhalt intensiv – im Open Space regiert die Eigendynamik
Innerhalb der Arbeitsgruppen ist keine Steuerung durch externe Moderatoren oder den Veranstalter vorgesehen. Der Themenanbieter „moderiert“ die Session in der Regel informell. Die Gruppen sollen bewusst die Gelegenheit haben, sich um ihre Themenfelder eigenständig zu kümmern. Ein gutes Arbeitsklima entsteht erfahrungsgemäß dann, wenn der „Teilgeber“ zu Beginn kurz die Session eröffnet, sei es durch einen Impulsvortrag, eine Problemschilderung oder seine Motivation zum Vorschlag dieses Themas. Kurze Impulse regen intensive Dialoge und Meinungsaustausche an.
Gleichberechtigte, offene und konstruktive Kommunikation aller Beteiligten in der Session „Neue Geschäftsmodelle generieren“ – Erfahrungs- und Wissensaustausch untereinander ist oft wertvoller als Fachvorträge. Ähnlich intensiven Austausch und Wissenstransfer gab es in den weiteren Sessions zu den Themenfeldern „Transition“, „Strukturelle Revolution – Neues Denken“, „Infrastruktur“, „Simulationsprodukte – Potentiale und Nutzen“, „Gefahren des Cloud-Computings“, „Digitaler Vertrieb – Vertrieb findet heute online statt!“ sowie „Arbeit 4.0 – Wie arbeiten wir übermorgen?“
Übrigens: Im Open Space stellt es keinen Affront dar, aus einer laufenden Session in eine andere zu wechseln – Austausch, Wissenstransfer und Vernetzung stehen im Vordergrund!
Gegenseitige Inspiration – im Open Space werden die Ergebnisse vorgestellt
Transparenz, Teilhabe an und Weitergabe von Ideen, Impulsen und Ergebnissen sind zentrale Grundprinzipien eines Open Space-Workshops. Zur gegenseitigen Inspiration und Erweiterung des individuellen Blickfeldes gehört deshalb die kurze Vorstellung der Kernergebnisse aller Arbeitsgruppen dazu. Bewährt hat sich die Vorgehensweise, die Kernergebnisse der Session in maximal einer Minute allen Anwesenden zu skizzieren, idealerweise als Kurzprotokoll oder in Stichworten auf einem Flipchart.
Zu den Herausforderungen der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle in einer disruptiven Wettbewerbsumgebung werden erste Lösungsansätze durch die Arbeitsgruppe bereits mitformuliert. Insbesondere für Führungskräfte ergeben sich so häufig neue Handlungsfelder, Handlungsnotwendigkeiten oder Handlungsoptionen. Veranstalter können aus den angebotenen Session-Themen außerdem leicht den Bedarf der Zielgruppe an weiter(führend)en Veranstaltungen ableiten.
Zum Ausklang der Veranstaltung bei Snacks, Getränken und Networking fanden alle Teilnehmer unserer Veranstaltung noch genügend Raum zum weiteren Austausch. Denn ein Open Space dient auch dazu, das eigene Netzwerk zu erweitern und nachhaltig miteinander im Gespräch zu bleiben.
Organisation und Einsatzmöglichkeiten
Mit der Open-Space-Methode wird ohne großen organisatorischen Aufwand für den Veranstalter eine Dialog- und Ideenplattform geschaffen, die inhaltlich von den Teilnehmern gestaltet wird – denn niemand kennt die Herausforderungen und relevanten Themen besser als die Unternehmer selbst. Ratsam ist, die neue Motivation durch Umsetzung entstandener Ideen in den Arbeitsalltag zu übernehmen.
Unternehmen können die Methode Open Space gezielt einsetzen, um sich einen Überblick über Problemstellungen, Lösungsansätze und (unerwartete) Ideen und Kompetenzen im eigenen Mitarbeiterkreis zu verschaffen. Open Space ist vielleicht etwas ungewohnt für manch mittleres Unternehmen, das eher tradierten Kommunikations- und Transferformaten vertraut. Aber Open Space bietet den idealen Raum für hierarchie- und ressortübergreifendes Miteinander, um die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam zu gestalten. Ist die Methode intern erst etabliert und „gelebte Kommunikationskultur“, wird die Einbeziehung externen Teilnehmer (Lieferanten, Kunden, Stakeholder) in den „Offenen Raum“ einen nächsten erfolgversprechenden Schritt darstellen.
Einfach machen – eine Open-Space-Veranstaltung vorbereiten
Die Methode Open Space ist kein Selbstzweck – das Format bietet sich hervorragend dazu an, in bestehende Formate (Weiterbildungen, Mitarbeitermeetings, Besprechungsrunden, …) integriert zu werden.
Für ein erfolgreiches Open Space unabdingbar sind dabei die frühzeitige Information der Teilnehmer über die Möglichkeit, eigene Beiträge einzubringen, die Bereitstellung von ausreichend räumlicher Kapazität zur Durchführung mehrerer paralleler Sessions und von Materialien zur Gruppenarbeit: Flipcharts, Metaplanwand, Stifte, Beamer, Notebook je Arbeitsraum. Optional können Vordrucke/Arbeitspapiere zur Dokumentation der Arbeitsergebnisse vorbereitet werden – dies erleichtert die Ergebnispräsentation zum Abschluss.
Für gute Stimmung sowie positives Arbeits- und Gesprächsklima sorgt die Verfügbarkeit von Getränken und kleinen Snacks.
