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Lernen am Arbeitsplatz

Technologie-gestütztes Lernen am Arbeitsplatz

Christoph Rensing hat über „Technologie-gestütztes Lernen am Arbeitsplatz: Bedeutung, Potenziale und Praxisbeispiele“ im BMWi-Magazin „Wissenschaft trifft Praxis“ geschrieben (Seite 5 – 11)
Magazin: „Wissenschaft trifft Praxis: Digitale Bildung“ herunterladen

Die Wissens- und Kompetenzanforderungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ändern sich stetig. Diese Entwicklung ist unter anderem ausgelöst durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Digitalisierung und Automatisierung werden zunehmend einfache Aufgaben substituiert. Verbleibende Aufgaben werden insgesamt komplexer und anspruchsvoller.

Das in der Ausbildung oder im Studium vermittelte Wissen und die erworbenen Kompetenzen sind für die allermeisten Arbeitnehmer/innen nicht mehr ausreichend, um das gesamte Erwerbsleben zu bewältigen. Es besteht vielmehr ein stetiger Bedarf sich regelmäßig weiter zu qualifizieren. So haben sich bereits 2014 56 Prozent aller in Vollzeit Beschäftigten beruflich weitergebildet.

Eine Weiterqualifizierung kann in formalen Formen, beispielsweise durch den Besuch von Aufbaustudiengängen oder Zertifikatslehrgängen erfolgen. Ergänzend hierzu bieten Unternehmen ihren Mitarbeiter/innen ebenfalls Möglichkeiten zur Weiterbildung an. Im Jahr 2014 haben 54 Prozent der deutschen Unternehmen Maßnahmen der Weiterbildung für ihre Beschäftigten finanziert. Hierbei handelt es sich häufig um nonformale Weiterbildungsformen. Nonformale Weiterbildung ist durch eine Lehrer-Schüler-Beziehung charakterisiert und findet zum Beispiel in Form von Seminaren, Workshops oder Unterweisungen statt. Im Gegensatz zur formalen Weiterbildung ist der Umfang geringer. Gegenstand nonformaler Weiterbildung sind häufig Maßnahmen, zu denen die Unternehmen rechtlich verpflichtet sind.

Der Erwerb von Wissen und Kompetenzen erfolgt daneben sehr häufig auch in informeller Form am Arbeitsplatz als Teil der Arbeitsaufgabe selbst. Beim informellen Lernen fehlt zumeist die Lehrerrolle; der Lernende lernt primär selbstorganisiert.

Bedeutung des Wissens- und Kompetenzerwerbs am Arbeitsplatz

Schon heute erwerben die Beschäftigten Wissen und Kompetenzen zu großen Anteilen in nonformaler oder informeller Form am Arbeitsplatz. Je schneller sich die Anforderungen an die Mitarbeiter/innen ändern und je spezialisierter das benötigte Wissen ist, umso bedeutsamer wird das Lernen am Arbeitsplatz. Bei bestehenden Qualifizierungsangeboten handelt es sich zumeist um Seminarangebote, deren Realisierung einen zeitlichen Vorlauf benötigt und eine Abwesenheit des Seminarteilnehmers vom Arbeitsplatz bedingt. Spezialisierte Qualifizierungsangebote sind auf dem Fortbildungsmarkt nur schwer zu finden. Kolleginnen und Kollegen haben oftmals die entsprechenden Kenntnisse und müssten sie nur innerhalb des Unternehmens weitergeben.

Verschiedene Studien und Expertenaussagen fordern, die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunehmend arbeitsplatznah zu realisieren. Lernen am Arbeitsplatz ist häufig durch einen konkreten Bedarf ausgelöst, wenn der Mitarbeiter nicht über das zur Bearbeitung seiner Aufgaben notwendige Wissen verfügt. Man spricht dann auch von Just-in-Time-Lernen, welches in der Regel mit einer hohen Lernmotivation verbunden ist. Zugleich wird das erworbene Wissen unmittelbar angewandt und so nachhaltiger verinnerlicht. Bedeutung digitaler Lernanwendungen für die Qualifizierung am Arbeitsplatz Informeller Wissens- und Kompetenzerwerb am Arbeitsplatz findet, wie zuvor aufgezeigt, bereits statt. Informelle, aber auch nonformale Qualifizierung, ist häufig durch den Mitarbeiter organisiert. Allerdings ist informeller Wissenserwerb oftmals eher zufällig und wenig effektiv.

Die Voraussetzungen für ein effektives, bewusstes, arbeitsplatznahes Lernen sind in vielen Unternehmen noch nicht gegeben. Insbesondere sind die Rahmenbedingungen in vielen Unternehmen noch zu schaffen, beispielsweise in Form einer lernförderlichen Unternehmenskultur oder geeigneten Arbeitszeitregelungen. Es fehlt in den Unternehmen häufig an einem bewussten Umgang mit diesem Thema, an Kenntnissen über geeignete Methoden, an unternehmensweit nutzbaren Lernwerkzeugen und einer formellen Anerkennung der erworbenen Qualifikationen. Digitale Lernanwendungen können einen Beitrag für ein effektiveres und bewussteres informelles Lernen in den Betrieben leisten. Experten sprechen digitalen Lernanwendungen eine große Bedeutung für das Lernen am Arbeitsplatz zu. So besitzen sie Potenziale hinsichtlich verschiedener Dimensionen des Wissens- und Kompetenzerwerbs:

  1. Zeitliche Flexibilisierung

    Stehen Lernmaterialien in digitalen Formaten zur Verfügung, so kann der Lernende zu jeder beliebigen Zeit darauf zugreifen und lernen. Lernen kann auch in kurzen Episoden erfolgen.

  2. Örtliche Flexibilisierung

    Werden digitale Lernmaterialien genutzt und kommunizieren Lernende und Lehrende unter Nutzung digitaler Kommunikationskanäle, kann Lernen an verschiedenen Orten, im Unternehmen, zu Hause aber auch beim Arbeitseinsatz außerhalb des Unternehmens erfolgen.

  3. Umfang von Lernmaterialien

    Die digitale Bereitstellung von Lernmaterialien reduziert die Kosten für die Produktion und Distribution im Vergleich zu Lehrbüchern. Zudem können Materialien aus verschiedensten Quellen genutzt werden, beispielsweise von Produktanbietern oder offene, frei verfügbare Lernressourcen (OERs).

  4. Zugang zu Wissensträgern

    Digitale Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel Online-Konferenzen oder Diskussionsforen im Internet, ermöglichen einen Zugang zu einer Vielzahl von Know-how-Trägern, die an anderen Standorten des Unternehmens arbeiten oder sogar gar nicht dem eigenen Unternehmen angehören.

Interaktivität und Multimedialität

Digital aufbereitete Lerninhalte können in verschiedenen Medienformaten, beispielsweise in Form von Videos, Audios oder Animationen gestaltet sein und interaktive Elemente enthalten. Sie besitzen dann das Potenzial, die Motivation, das Verstehen, das Behalten und den Transfer des Wissens zu befördern.

Um diese Potenziale nutzbar zu machen, müssen die digitalen Lernanwendungen geeignet gestaltet und im Unternehmen eingeführt und akzeptiert sein. So kann die Qualifizierung insgesamt effektiver gestaltet werden. Dazu brauchen die Mitarbeiter/ innen Kompetenzen für selbstorganisiertes Lernen und zur Mediennutzung. Beispiele für digitale Lernanwendungen zur Qualifizierung am Arbeitsplatz Lernen kann allgemein entweder erfolgen durch die Vermittlung von Wissen durch einen Dozenten, durch die eigene Beschäftigung mit Lernmaterialien oder zusammen mit anderen Personen, sei es durch Beobachten oder durch Zusammenarbeit (Kollaboration). Digitale Lernanwendungen können all diese Formen des Lernens unterstützen. Vier Beispiele für Lernszenarien am Arbeitsplatz und zur Nutzung in diesen Szenarien gestaltete Lernanwendungen werden nachfolgend dargestellt.

1. Erfahrungsbasiertes Lernen mittels einer Frage-und Antwort-App in einer Community von Mitarbeitern

In vielen Berufen spielt das unternehmensspezifische Erfahrungswissen eine sehr große Rolle. Das gilt zum einen für allgemein vermitteltes Wissen, welches auf die besonderen Bedingungen im Unternehmen hin angepasst und konkretisiert werden muss. Zum anderen gibt es oftmals ganz spezifisches Know-how, das nur für das einzelne Unternehmen und die Arbeitsprozesse im Unternehmen Gültigkeit hat. Die Vermittlung von Handlungskompetenzen in Schulungen kann nicht alle auftretenden Situationen, beispielsweise das Verhalten in Ausnahmefällen oder Gefahrensituationen, umfassen.

Erfahrungswissen wird typischerweise von Kollegen zu Kollegen weitergegeben. So lernen die Mitarbeiter/innen voneinander, indem sie sich gegenseitig unterstützen. Diese Unterstützung ist aber im beruflichen Alltag nicht immer möglich, wenn beispielsweise Kolleg(inn)en an unterschiedlichen Standorten eingesetzt werden, mobil arbeiten oder nicht ausreichend Zeit für eine Unterstützung haben. Zudem ist die persönliche Unterstützung nicht immer effektiv, denn derjenige, der unterstützt, kann seine eigentliche Aufgabe für den Zeitraum der Unterstützung nicht bearbeiten. Diese Situation gilt beispielsweise für Servicetechniker im Automobilsektor. Diese sind häufig unterwegs und arbeiten in verschiedenen Werkstätten.

Zur Unterstützung des Erfahrungsbasierten Lernens der Servicetechniker wurde im Projekt MOLEM eine neuartige Lernanwendung entwickelt. Diese Lernanwendung erlaubt den Austausch, die Dokumentation und den flexiblen Zugriff auf Wissen zwischen Kollegen. Die MOLEM Lernanwendung ist als auf einem mobilen Endgerät nutzbare Anwendung (mobile App) realisiert. Zentrale Komponente der Anwendung ist ein Frage-Antwort-System. Ein Servicetechniker kann bei Problemen, die während seiner Bearbeitung eines Servicefalls auftreten, Fragen an die Kollegen stellen. Die Frage wird dazu per mobiler App mittels Smartphone oder Tablet erfasst und kann auf einfache Weise durch ein Foto oder ein Video illustriert werden. So können Sachverhalte viel einfacher dargestellt werden als mittels einer textuellen Beschreibung. Die Kollegen, auch diejenigen, die an anderen Betriebsstandorten oder außerhalb der Werkstatt arbeiten, werden unmittelbar benachrichtigt, welche neue Frage gestellt wurde und können wiederum per App antworten. Fragen können kommentiert und Antworten bewertet werden. Innerhalb der MOLEM Lernanwendung werden die Fragen und zugehörigen Antworten gespeichert. Sie stehen somit für wiederkehrende Fragestellungen zur Verfügung. Dies ist bei einer alternativen Verwendung von einfachen Kurznachrichtendiensten, wie WhatsApp, nicht der Fall. Stellt der Servicetechniker eine Frage, werden ihm zunächst aus dem System bestehende Antworten zu ähnlichen Fragen vorgeschlagen. So wird die Effektivität insgesamt gesteigert.

Häufig gestellte Fragen zeigen gegebenenfalls einen Schulungsbedarf auf. Es kann sich lohnen, für den Themenbereich der Frage eine Selbstlerneinheit zu erstellen. Selbstlerneinheiten, also medial aufbereitete Lernmaterialien, sind der zweite Bestandteil der MOLEM Lernanwendung. Sie sollen den Servicetechnikern primär zur individuellen und flexiblen Vorbereitung auf eine anstehende Aufgabe dienen, können aber auch bei Fragen während der Bearbeitung eines Servicefalls genutzt werden.

2. Dokumentation eines Arbeitsauftrags für handlungs- und prozessorientierte Ausbildung im Handwerk

Zielsetzung der beruflichen Ausbildung ist es, die berufspraktischen Handlungskompetenzen der Auszubildenden zu fördern und diesen damit eine reflektierte Handlungsfähigkeit und Selbstbestimmung für den weiteren beruflichen und gesellschaftlichen Werdegang zu ermöglichen. Die Realität der beruflichen Ausbildung im Handwerk sieht oftmals anders aus. In den Betrieben übernehmen die Auszubildenden häufig nur Teilaufgaben des umfangreichen betrieblichen Arbeitsprozesses; ein tieferes Verständnis für den Gesamtprozess wird damit nur selten vermittelt.

Um eine stärkere Handlungsorientierung der Ausbildung zu erreichen, wurde im Projekt KOLA eine Lernanwendung geschaffen, die Arbeitsprozessorientierung der Ausbildung im Betrieb während des Lernens auf der Baustelle befördern kann. Ausbilder und Auszubildende im Elektrohandwerk nutzen die KOLA Lernanwendung, um die vom Auszubildenden auf der Baustelle zu bearbeitende Aufgabe zu strukturieren, zu dokumentieren und die Dokumentation als Anlass zur Reflexion über die Aufgabenbearbeitung, und damit auch den Lernprozess, zu nutzen.12 Der Ausbilder wählt aus einer digitalen Sammlung von typischen, bereits in Bearbeitungsschritte unterteilten Arbeitsaufträgen einen Arbeitsauftrag aus und weist ihn dem Auszubildenden zu. Er kann den Arbeitsauftrag vor der Zuweisung an die konkrete Situation auf der Baustelle anpassen und ihm für die Bearbeitung notwendige Dokumente zuordnen, beispielsweise Schaltpläne. Der Auszubildende kann dann auf der Baustelle mittels seines Smartphones den ihm zugewiesenen Arbeitsauftrag einsehen. Während er nun die einzelnen Schritte bearbeitet, ist er aufgefordert, diese bzw. deren Ergebnisse und mögliche Probleme mit Hilfe von Text, Bildern oder Videos zu dokumentieren.

Benötigt er eine Hilfestellung, kann er zum einen auf in der KOLA-Lernumgebung verfügbare und dem Arbeitsauftrag zugeordnete Lernmaterialien zurückgreifen. Zum anderen kann er andere Nutzer der KOLA-Lernumgebung per Anwendung um Hilfe bitten. Diese Funktion entspricht im Wesentlichen dem zuvor beschriebenen Szenario des erfahrungsbasierten Lernens mittels einer Frage-und-Antwort-App. Anhand der Dokumentation kann der Auszubildende abschließend reflektieren, was gut gelungen ist und wo er Schwierigkeiten hatte.

Der Ausbilder, der in vielen Fällen gar nicht auf der Baustelle vor Ort ist, kann anhand der Dokumentation nachvollziehen, was der Auszubildende bearbeitet hat, und die Dokumentation verwenden, um mit dem Auszubildenden über dessen Lernfortschritt zu sprechen. Die Nutzung der KOLA Lernanwendung bleibt nicht auf den betrieblichen Lernort beschränkt. Auch in der Berufsschule kann der Auszubildende dokumentieren, welches Wissen er erworben hat. Nutzen die Berufsschullehrer/innen die KOLA-Anwendung, haben sie einen Einblick in die betrieblichen Aufgaben und können sie im Unterricht als Praxisbeispiele nutzen. Dadurch lassen sich auch in der Berufsschule die Handlungsorientierung und die Lernmotivation steigern.

3. Lernen mit kleinen Lernmodulen – Microlearning

Für das Lernen am Arbeitsplatz eignet sich auch die Verwendung von Lernmodulen, deren Bearbeitung einen Zeitraum von fünf bis maximal zehn Minuten beansprucht. Aufgrund der Kürze der Lernphase, weshalb man von Microlearning spricht, lässt sich diese Form des Lernens häufig gut in den Arbeitsprozess integrieren. Grundsätzlich eignet sich diese Form des Lernens für verschiedene Formen von Inhalten. Oft stellen die Lernmodule ein einzelnes Konzept oder eine Handlung vor. Beispiele für mittels Microlearning vermittelbaren Handlungskompetenzen sind die Einrichtung einer Maschine oder die Erläuterung einer Funktion einer Softwarelösung.

Zu vermittelnde Konzepte dürfen nicht zu komplex sein. Die via Microlearning vermittelten Inhalte müssen in sich abgeschlossen und für die Zielgruppe ohne weitere Informationen verständlich sein. Sie können aber durchaus aufeinanderfolgend bearbeitet werden, beispielsweise beim Lernen von Fremdsprachen. Microlearning benötigt digitale Lernmaterialien. Sind diese multimedial gestaltet, können die zuvor genannten Potenziale ausgenutzt werden. Für die Vermittlung von Handlungskompetenzen eignen sich häufig Videoformate. Die Lernmaterialien sollten ansprechend, abwechslungsreich und motivierend gestaltet sein.

Wichtig ist, dass durch die Lernmaterialien eine unmittelbare Kontrolle des Lernerfolgs, zum Beispiel durch Fragen und Musterantworten, möglich ist. Bei der Vermittlung von Konzepten dient diese Kontrolle dem Feedback und der weiteren Motivation. Das ist weniger relevant bei Microlearning in Just-in-Time-Lernszenarien; hier werden die Handlungskompetenzen direkt bei der Arbeit angewandt und so gefestigt. Digitale Lernmaterialien können nicht nur am Arbeitsplatz sondern auch zu Hause oder während der Dienstreise bearbeitet werden. Der Zugriff erfolgt mittels Web-Browser am PC, zunehmend aber auch am Tablet oder Smartphone. Durch die Bereitstellung über mobile Endgeräte wird die zeitliche und räumliche Flexibilität des Lernens erhöht.

4. Unterstützung von Lernprozessen durch einen Austausch von Wissens- und Lernressourcen in einer Community

Zum Lernen und Wissenserwerb werden im Arbeitsumfeld häufig nicht nur zu Lernzwecken aufbereitete Lernmodule, beispielsweise in Form der im vorhergehenden Beispiel vorgestellten Microlearning-Module, sondern jegliche verfügbaren Wissensressourcen verwendet. Häufig suchen Beschäftigte mittels einer Suchmaschine im Web nach Ressourcen, die bei der Bewältigung der aktuellen Aufgabe oder Vorbereitung auf eine anstehende Aufgabe helfen.

Ressourcen finden sich in persönlichen Blogs, Frage- und Antwortforen, Videoplattformen aber auch in Webseiten von Unternehmen oder in Form von offenen, frei verfügbaren Lernressourcen, die Lehrende oder Hochschulen zur Verfügung stellen. In der beruflichen Praxis ist diese Form des Lernens, insbesondere beim sogenannten Wissensarbeiter, sehr häufig zu finden. Wissensarbeit ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass die Erfahrungen des Wissensarbeiters zur Bewältigung seiner Aufgaben nicht ausreichen und es notwendig ist, zur Erreichung der Ziele neues Wissen zu erwerben, zu integrieren oder zu entwickeln. So zählen zu den Tätigkeiten eines Wissensarbeiters insbesondere auch das Recherchieren, Strukturieren, Archivieren und Reflektieren. Häufig wird es als Ressourcen-basiertes Lernen bezeichnet. Die einzelnen Aufgaben sind eng verzahnt und werden teilweise mehrfach in verschiedenen Abfolgen durchgeführt. Ausgehend von einer betrieblichen Aufgabe, die zugleich ein Lernziel darstellt, kann eine Planung sowie zu einem späteren Zeitpunkt die Reflektion des Vorgehens und des erreichten Ergebnisses erfolgen.

Der Lernende sucht nach Ressourcen, die helfen diesen Bedarf zu decken. Er sucht entweder ihm noch unbekannte Ressourcen oder solche, die er bereits in der Vergangenheit genutzt hat. Annotieren und Organisieren dienen der strukturierten Ablage der gefundenen Quellen für eine spätere Nutzung und der Extraktion der relevanten Informationen. Sind die Ressourcen geeignet annotiert und organisiert, können auch die Kollegen in einer Gruppe, oft Community genannt, bei eigenen Recherchen darauf zugreifen. So werden die Ressourcen auch weitergegeben. Die Nutzung der Ressourcen umfasst dann die eigentliche Lösung der ursprünglichen Aufgabe. Social Bookmarking bezeichnet eine einfache Methode, mit der Recherchen im Internet dokumentiert, die Ergebnisse gesichert und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht werden können. Insbesondere die Aufgaben des Suchens, Annotierens und Organisierens sowie Weitergebens werden mittels Social Bookmarkings unterstützt. Das An legen von Lesezeichen, englisch Bookmarks, im WebBrowser ist eine etablierte Methode zur Dokumentation von Webseiten, auf die ein Nutzer häufig zugreift. Wenn nun diese individuellen Lesezeichen anderen Nutzern, zum Beispiel den Kollegen in der Abteilung, über das Internet zugänglich gemacht werden, spricht man von Social Bookmarking. Das Lesezeichen wird dazu mittels einer spezialisierten Web-Anwendung, einem Social Bookmarking-Dienst, auf einem Server im Internet gespeichert. Andere Nutzer können nun sehen, welche Nutzer welche Lesezeichen verwenden.

Eine spezialisierte Lernanwendung, die basierend auf einem Social-Bookmarking-Dienst auch den Planungs- und Reflektionsschritt unterstützt, wurde mit der CROKODIL-Lernumgebung entwickelt und in verschiedenen Bereichen der beruflichen Bildung erfolgreich erprobt. In CROKODIL erfolgt die Annotation und Organisation mit Hilfe von Schlagworten verschiedener Typen. Das erleichtert das Auffinden der Ressourcen. Ergänzend wurden in CROKODIL verschiedene Empfehlungssysteme realisiert, die den Lernenden personalisiert und abhängig von seiner aktuellen Aufgabe auf Ressourcen hinweisen. So kann der Aufwand für die Recherche insgesamt reduziert werden.

Fazit und Ausblick

Betriebliche Weiterbildung muss zunehmend am Arbeitsplatz selbst stattfinden. Digitale Lerntechnologien bieten zum einen vielfältige Potenziale, um Lernen und Wissenserwerb flexibel und für den Beschäftigten effektiv zu gestalten. Zum anderen ermöglichen sie eine Unterstützung verschiedener Lernszenarien, die in der betrieblichen Weiterbildung relevant sind. Das Internet, mobile Netze und mobile Endgeräte haben die Entwicklung solcher Lerntechnologien erst ermöglicht. Die in diesem Beitrag vorgestellten Beispiele zeigen einen Ausschnitt aus den möglichen Szenarien auf und illustrieren, wie Technologien die Qualität des Lernens in diesen Szenarien zu steigern vermögen. In Forschung und Entwicklung wird fortlaufend an neuen Lerntechnologien gearbeitet. Viele Potenziale werden derzeit sogenannten adaptiven Lernanwendungen zugesprochen, mittels derer die Lernangebote individualisiert und an die jeweilige Situation des Lernenden angepasst für den einzelnen Lernenden gestaltet werden. Auch die Nutzung neuer Endgeräte in Lernanwendungen ist Gegenstand der Forschung. Dazu zählen Smart Glasses, mit denen zusätzlich zur gesehenen realen Welt Informationen und Hilfestellungen über eine Brille gezeigt werden.

Eine andere Technologie sind VR-Brillen, mit denen virtuelle Realitäten erzeugt werden und beispielsweise das Verhalten in Ausnahmesituationen trainiert werden kann. Eine parallele Entwicklung sind digitale Assistenzsysteme. Diese stellen dem Mitarbeiter zu einem einzelnen Prozessschritt Informationen und Handlungsanweisungen zur Verfügung. Sie verwenden mittels Sensorik gewonnene Informationen über den Prozess, beispielsweise über Maschinenzustände, um die notwendige Information automatisch auszuwählen. Die Gefahr besteht, dass sich der Nutzer solcher Assistenzsysteme auf deren Verfügbarkeit verlässt und nichts mehr lernt. Eine Kombination von Assistenzsystem und Lernanwendung erscheint sinnvoll, so dass die Assistenz nach und nach reduziert werden kann.

Wissensaustausch

Wissensmanagement in Wikis

In Unternehmen steigt das Bewusstsein darüber, dass viele unternehmensrelevante Informationen in den Köpfen der Mitarbeiter stecken. Um das vorhandene Wissen festzuhalten, werden Software-Lösungen eingesetzt, zum Beispiel Wikis.

Was sind Wikis?

Eine Software-Lösung zur gemeinsamen Dokumentation von Wissen stellen Wikis dar. Aber nicht nur um Wissen zu dokumentieren, sondern auch um sich trotz räumlicher Distanz abzustimmen, beispielsweise über Tagesordnungen für Treffen oder deren Protokolle.
Unter einem Wiki versteht man eine Sammlung von untereinander verlinkten Webseiten. Der Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit möglich. Es werden lediglich ein Internetzugang und ein Webbrowser benötigt. Wikis sind einfach bedienbar und nach dem Prinzip WYSIWYG (What You See Is What You Get) aufgebaut. Das bedeutet: Änderungen am Text und dessen Formatierung sind direkt sichtbar. So ist jeder berechtige Nutzer in der Lage, Eintragungen oder Änderungen vorzunehmen.

Wie lassen sich Wikis einsetzen?

Das wesentliche Ziel eines Wikis liegt darin, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern anzuregen. Ein Wiki eignet sich besonders für die Dokumentation von Inhalten, an der mehrere Personen beteiligt sind. Durch in Wikis können beispielsweise Ideen gesammelt und entwickelt, Entwürfe gemeinsam erstellt sowie Texte zentral ausgetauscht werden. Wikis lassen sich als zentrale Wissensplattformen in Unternehmen nutzen.

Welche Potenziale bieten Wikis für Unternehmen?

Der Einsatz von Wikis in Unternehmen fördert ein effizientes Arbeiten und die verstärkte Einbindung der Mitarbeiter in die Unternehmensprozesse. Der große Vorteil von Wikis ist, dass sie themenunabhängig und für alle Unternehmensbereiche eingesetzt werden können, beispielsweise in der Forschung und Entwicklung, im Projektmanagement oder im Marketing und Vertrieb. Sie können jederzeit erweitert werden.

Welche Wiki-Software gibt es?

Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenfreie Angebote, um Wikis zu realisieren. Beispiele für kostenfreie Lösungen sind:

Eine ausführliche Beschreibung: Leitfaden „Wikis in Unternehmen“ herunterladen

Wissensaustausch

Wissensmanagement im praktischen Einsatz: Organisatorische Lösungen

Wissen wird für Unternehmen zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Wissensmanagement ist daher ein wichtiges Thema für Unternehmen.

Was ist Wissensmanagement?

  • Darunter versteht man das Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen.
  • Die Aufgabe von Wissensmanagement ist es, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren.
  • Wissensmanagement unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele und bezieht den einzelnen Mitarbeiter als Träger des organisationalen Wissens mit ein.
  • Durch Wissensmanagement können die Wertschöpfung erhöht und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert werden.

In diesem Artikel wird anhand von Beispielen aus der Praxis vorgestellt, wie Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen oder Organisationen erfolgreich eingesetzt wird. Nachdem im Teil 1 ein Schwerpunkt auf technologischen Lösungen lag, stellen wir nun organisatorische Methoden vor. Diese eignen sich auch für den Einsatz in einer digitalen Arbeitswelt, denn sie fördern den Wissensaustausch im Unternehmen.

Organisatorische Lösungen für das Wissensmanagement

Lessons Learned, interne Schulungen, Zusammenarbeit in Gruppen, Netzwerke und Storytelling sind organisatorische Ansätze des Wissensmanagements.

  • Lessons Learned ist eine Methode zur Sicherung von Erfahrungen in Projekten. Im Rahmen eines sogenannten Lessons Learned Workshops tragen die Projektbeteiligten ihre Erfahrungen zusammen und dokumentieren sie. Ein Workshop dauert in der Regel einen halben Tag und findet mehrfach während eines Projektes statt. Durch eine Kopplung an wichtige Projektphasen (Meilensteine) können die Projektmitarbeiter direkt im Projektverlauf Fehler erkennen und aus diesen lernen. So kann insgesamt eine Verbesserung des Projekts erreicht werden und die Erfahrungen werden für nachfolgende Projekte dokumentiert.
  • Die Helmut Beyers GmbH hat die Methode als Pilotprojekt in der Produktionsabteilung eingeführt, um im Anschluss an größere Projekte Erfahrungen zu sichern.
  • Die Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG setzt die Methode auf Projektebene ein.

Leitfaden „Erfahrungenaus Projekten teilen und dokumentieren“ herunterladen

  • Interne Schulungen – von Mitarbeiter zu Mitarbeiter – dienen dem Kompetenzerwerb und auch dem teamübergreifenden Wissensaustausch im Unternehmen.
  • Die SMA Solar Technology AG hat eine eigene „University“ aufgebaut. Diese bietet ein internes Weiterbildungsangebot für Ingenieure und Produktmanager an.
  • Die HMS Analytical Software GmbH realisiert interne Schulungen in Form von Wissenszirkeln, die meist viermal pro Jahr stattfinden. Innerhalb von Gruppen werden bestimmte Themen selbstständig erarbeitet. Teilnehmer halten Vorträge, berichten aus externen Schulungen oder erstellen Konzepte, die im Wiki abgelegt werden. Die Schulungen umfassen technische, methodische und anwendungsbezogene Themenstellungen von Projektmanagement bis hin zu Anforderungen in bestimmten Branchen.
    Eine weitere Form des Wissensaustausches ist die regelmäßige Zusammenarbeit in themenbezogenen Gruppen oder Netzwerken. Dies findet bei SMA Solar Technology AG, HMS Analytical Software GmbH und dem Hessischen Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen statt.
  • SMA Solar Technology AG hat Arbeitskreise etabliert, in denen an konkreten Arbeitsaufträgen gearbeitet wird. In den sogenannten Wissensnetzwerken, findet ein informeller Austausch von Erfahrungen und Informationen zu einem bestimmten Fachgebiet statt. Insbesondere im Technologiebereich sind viele Wissensnetzwerke entstanden.Die HMS Analytical Software GmbH hat sowohl themenbezogene Gruppen als auch allgemeine Veranstaltungen zum Austausch. So findet viermal pro Jahr eine Unternehmenskonferenz statt.
  • Das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen setzt verstärkt Teamarbeit ein, um den Wissenstransfer zu fördern. Zum regelmäßigen Austausch auf informelle Ebene zählt auch das Unternehmensmittagsessen. Hier können sich zwei Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen oder unterschiedlicher Hierarchieebenen zum Mittagessen verabreden und über ihre Arbeit austauschen. Dies wird bei den Unternehmen SMA Solar Technology AG und HMS Analytical Software GmbH angeboten.

Die Sicherung des Wissens ausscheidender Mitarbeiter, ob bedingt durch einen Ruhestand oder einen Jobwechsel, ist immer von hoher Relevanz für ein Unternehmen. Häufig findet nur eine sehr kurze Einarbeitung des Mitarbeiters statt. In der Praxis wird das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitern häufig in Dateien oder Aktenordnen abgelegt, um es zu dokumentieren. Der Suchaufwand nach bestimmten Informationen ist im Nachhinein oftmals hoch, wenn der Erfahrungshintergrund des Mitarbeiters fehlt. Das Erfahrungswissen, das oft nicht bewusst genutzt wird, zu erfassen, stellt eine Herausforderung bei der Übergabe an den neuen Mitarbeiter dar.

  • Das sogenannte Storytelling ist eine Methode des Wissenstransfers, das sich in diesem Kontext eignet: das Erzählen und Dokumentieren von Erfahrungsgeschichten einzelner Mitarbeiter. Oft werden dabei Höhepunkte und Krisen im beruflichen Kontext dargestellt. Ein neutraler Moderator begleitet den Prozess. Das Erfahrungswissen kann mit fachlichen Informationen verknüpft und in einer IT-Lösung gespeichert werden.

Da viele Mitarbeiter in den Ruhestand gingen und ihre Stellen nicht wieder besetzt wurden, versuchte das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen eine Lösung finden, um die Weitergabe vom Erfahrungswissen zu ermöglichen und das Wissen zu sichern. Die Behörde hat daher das Storytelling eingeführt. Es werden bestimmte Personen ausgewählt, die über hochgradiges Spezialwissen verfügten oder als Führungskräfte agierten. Die Interviews mit den Mitarbeitern und die Dokumentation der Inhalte wurden anfangs durch externe Berater begleitet. Zur Weitergabe von expliziten Wissen wird das strukturierte Verfahren genutzt, das mittels Wissenslandkarten oder Wissensbäumen das Wissen der Mitarbeiter nach sachlich strukturierten Überlegungen weitergibt und dokumentiert.

  • Bei der SMA Solar Technology AG existiert ein eigener Prozess zur Sicherung des Wissens ausscheidender Mitarbeiter. Mit Hilfe von Jobmaps werden die Aufgaben, vergangene, laufende und zukünftige Projekte, Termine und persönliche Kontakte des Mitarbeiters dokumentiert. Danach erfolgen strukturierte Übergabegespräche, die mit Hilfe von Checklisten, Audio und Screencasting unterstützt werden.

Leitfaden „Erfahrungswissen mit digitalen Methoden sichern und nutzen“ herunterladen

Unternehmensprofile

Helmut Beyers GmbH

Die Helmut Beyers GmbH mit Sitz in Mönchengladbach ist ein Elektronik-Dienstleister mit ca. 160 Mitarbeitern. Zu seinen Dienstleistungen zählen die Produktion von Elektronikbaugruppen und -geräten sowie begleitende Dienstleistungen von der Entwicklung bis zum Versand an den Endkunden.

Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen

Das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) unterstützt mit seinen Dienstleistungen und Produkten die Entwicklung zukunfts- und umweltorientierter Lebensräume in Hessen. Es ist Teil der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG), die für das Führen des Liegenschaftskatasters verantwortlich ist. Sie sichert damit das Eigentum an Grund und Boden. Außerdem fördert sie die nachhaltige und umweltgerechte Entwicklung ländlicher und urbaner Lebensräume durch die Instrumente der Flurneuordnung und des städtebaulichen Bodenordnungsrechts.

HMS Analytical Software GmbH

HMS Analytical Software GmbH ist ein IT-Dienstleister und ein Beratungsunternehmen für Business Intelligence und Datenanalysesysteme mit Sitz in Heidelberg. Das Unternehmen begleitet die Planung und Einführung von Softwaresystemen, übernimmt die Entwicklung von Programmen und Anwendungen und leistet Support für Kunden im laufenden Betrieb. Kunden der Firma HMS sind unter anderem Banken, Versicherungen sowie Hersteller von Pharma- und Medizinprodukten. HMS hat ca. 50 Mitarbeiter, davon sind 40 als Berater tätig.

Kristronics GmbH

Kristronics GmbH ist ein innovatives Elektronik-Unternehmen, das Entwicklungs-, Produktions- und Logistikdienstleistungen in den Segmenten Automotive, Industrie-Elektronik und Life Sciences anbietet. Das Unternehmen hat ca. 160 Mitarbeiter und sitzt in Harrislee in der Nähe von Flensburg.

SMA Solar Technology AG

Die SMA Gruppe ist mit einem Umsatz von über 930 Mio. Euro im Jahr 2013 Weltmarktführer bei Photovoltaik- Wechselrichtern, einer zentralen Komponente jeder Solarstromanlage, und bietet innovative Schlüsseltechnologien für künftige Energieversorgungsstrukturen an. Sie hat ihren Hauptsitz in Niestetal bei Kassel und ist in 21 Ländern vertreten.

Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG

Das Unternehmen Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG mit Sitz in Öhringen ist Teil der Würth Elektronik Gruppe und Spezialist für die Entwicklung und Produktion von Systemlösungen für Regelungs- und Steuerungstechnik sowie gedruckte Elektronik und Sensoren. Zu den Produkten zählen intelligente Zentralelektriken, Powerboards, Sicherungsverteiler, Bedienfelder, Gedruckte Sensoren in Polymer-Dickschicht Technologie.

Bild: Pixabay.com/geralt

Teil 1: „Technische Lösungen des Wissensmanagements in der Praxis“ lesen

Videobasierte Lerneinheiten

Betriebliches Lernen soll im Arbeitsprozess integriert sein

Um den steigenden Anforderungen an die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden, muss betriebliches Lernen zunehmend in unterschiedlichen, teilweise IT-gestützten Formen erfolgen. Heute ist die Nutzung IT-gestützter Lernformen nur partiell in den Unternehmen verbreitet und der überwiegende Anteil der Unternehmen ist noch nicht ausreichend vorbereitet, um die Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Lesen Sie mehr dazu im ersten Teil des Fachartikels „Betriebliche Weiterbildung wird in Zeiten der Digitalisierung immer bedeutsamer“.

„Im Rahmen unserer Studie wollten wir auch erfahren, wie betriebliches Lernen „optimalerweise“ in 5 bis 10 Jahren gestalten sein sollte. Daher haben wir neben Unternehmensvertretern auch 12 Experten und Expertinnen im Feld beruflicher Qualifizierung, Lernmethoden und Lerntechnologien befragt.“ erklärt Dr. Rensing.

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist, dass Lernen orientiert an den Arbeitsprozessen und integriert in den Arbeitsprozess stattfinden sollte.

Arbeitsprozessorientiertes Lernen bedeutet, dass sich Lernen an problemhaltigen Situationen der beruflichen Praxis, d. h. an den tatsächlichen Unternehmensprozessen, orientiert. So kann die Motivation gesteigert und eine Übertragung des Gelernten in die eigene berufliche Praxis vereinfacht werden. In diesem Zusammenhang sind auch praktische Übungen von hoher Bedeutung, beispielsweise das Kennenlernen und Erproben einer neuen Produktionsumgebung in einer Lernfabrik. Eine Lernfabrik bildet eine Produktionsumgebung realitätsgetreu nach und unterstützt insbesondere den Erwerb von Handlungskompetenzen.

Während arbeitsprozessorientiertes Lernen eher auf eine Praxisorientierung ausgerichtet ist, findet der Lernprozess beim arbeitsprozessintegrierten Lernen „on the Job“ statt.

Wird Lernen verstärkt mit der Arbeit verknüpft, gewinnt es an Normalität und Regelmäßigkeit und ist motivierend.

Ein weiterer Vorteil ist, dass weniger Zeit nötig ist, um die Mitarbeiter auf eine ausführliche, arbeitsplatzferne Schulung zu schicken.

Lernen im Arbeitsprozess kann in verschiedenen Formen und mit Hilfe verschiedener Anwendungen erfolgen. Häufig werden von den Experten die Nutzung digitaler Assistenzsysteme, kollaboratives Lernen, Lernen mit digital aufbereiteten Lernmaterialien oder Formen des Wissensmangements genannt. Frau Després entnimmt den Äußerungen der Experten: „Je mehr Lernen am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit stattfindet, umso mehr verwischen die Grenzen zwischen Lernen und Wissensdokumentation sowie Wissensaustausch.“

Die Studie zeigt aber auch, dass noch ein umfassender Forschungs- und Entwicklungsbedarf besteht. Dr. Rensing hat analysiert:

„Viele Potenziale werden sogenannten adaptiven Lernanwendungen zugesprochen, mittels derer die Lernangebote personalisiert für den einzelnen Lernenden gestaltet werden. Hier sind wir aber noch ganz am Anfang einer längeren Entwicklung. Handlungsbedarf sehe ich aber auch bei den Assistenzsystemen. Diese nehmen heute den Mitarbeiter zwar bei der Hand und zeigen ihm den nächsten Handlungsschritt auf, aber damit lernt der Mitarbeiter nicht unbedingt etwas. Die Unterstützung durch das Assistenzsystem sollte nach und nach reduziert werden, damit der Mitarbeiter nicht davon abhängig wird. Ansonsten wäre er wohl mittelfristig auch durch einen Roboter ersetzbar.“

Im Rahmen der Studie wurden im Zeitraum Februar bis Mai 2016 insgesamt 32 Personen in telefonischen Experteninterviews befragt, darunter 20 Vertreter aus Unternehmen und 12 Experten. Die vollständigen Ergebnisse der Studie und abgeleitete Handlungsempfehlungen finden Sie hier: Studie „Mitarbeiterqualifizierung und Wissenstransfer im Zusammenhang der Digitalisierung von Arbeitsund Geschäftsprozessen“ herunterladen

Bildquelle: Pexels / karsten madsen CC0 License

Wie die Beschäftigten mit der digitalen Veränderung Schritt halten

Wissensmanagement im praktischen Einsatz: Technische Lösungen

In diesem Artikel werden Beispiele aus der Praxis vorgestellt, wie Wissensmanagement in mittelständischen Unternehmen oder Organisationen erfolgreich umgesetzt wird. Die vorgestellten technischen Lösungen der Unternehmen eignen sich auch für den Einsatz in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt, denn sie fördern die Dokumentation des Wissens im Unternehmen.

Wissen im Unternehmen wird für Unternehmen zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Wissensmanagement ist daher ein wichtiges Thema für Unternehmen.

  • Unter Wissensmanagement versteht man das Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen.
  • Die Aufgabe von Wissensmanagement in Unternehmen ist es, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren.
  • Wissensmanagement unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele und bezieht den einzelnen Mitarbeiter als Träger des organisationalen Wissens mit ein.
  • Durch Wissensmanagement können die Wertschöpfung erhöht und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert werden.

Technische Lösungen für das Wissensmanagement

Es gibt verschiedene technische Lösungen. Drei möchten wir Ihnen an dieser Stelle näher bringen.

  1. Strukturierte Dokumentenablagen sind die einfachste Form der technischen Unterstützung des Wissensmanagements. Wissen wird in Form von Dokumenten beschrieben, die beispielsweise auf von allen Mitarbeitern zugreifbaren Dateilaufwerken gespeichert werden. Die Dokumente werden hierbei nach Themenbereichen in einer Ordnerstruktur sortiert. Das Unternehmen Kristronics GmbH setzt diese Methode ein.
  2. Mit Hilfe von Wikis können Informationen elektronisch gespeichert und über einen Webbrowser zugänglich gemacht werden.
    In Wikis kann jeder Mitarbeiter zu beliebigen Themen Artikel verfassen, beispielsweise zu seiner Tätigkeit oder seiner Expertise. Auch eine gemeinsame Bearbeitung der Artikel ist möglich. Wird im Unternehmen ein Wiki eingesetzt, so kann dies auch zur Sicherung von Erfahrungswissen der Mitarbeiter dienen.
    Leitfaden „Wikis in Unternehmen“ herunterladen
    Praxis:
    Die Würth Elektronik ICS GmbH & Co KG setzt ein firmeninternes Wiki für das technische Projektmanagement im Bereich Entwicklung ein.
    Die HMS Analytical Software GmbH hat drei Wikis für unterschiedliche Zwecke eingeführt. Das HMS-Wiki speichert die Kompetenzen der Mitarbeiter in Form von Profilen ab, dokumentiert Tipps und Tricks und speichert die Ergebnisse interner Schulungen. Es existiert ein weiteres Wiki zur Prozessdokumentation und zum Qualitätsmanagement, beispielsweise bei Urlaubsanträgen und Standards für die Projektarbeit. In dem Projekt-Wiki werden durchgeführte Projekte zusammen mit Laufzeit und Ansprechpartner festgehalten.
  3. Wissensmanagement-Systeme sind Softwarelösungen, die den expliziten und impliziten Wissenstransfer zwischen den Nutzern und die Dokumentation des Wissens unterstützen. Sie bestehen häufig aus einer Kombination verschiedener Funktionen, wie Gruppenverwaltung, Dokumentenmanagement, Arbeitsprozessunterstützung, Suche nach Dokumenten oder Kompetenzmanagement. Häufig werden diese Systeme von größeren Organisationen eingesetzt.
    Praxis:
    Die SMA Solar Technology AG nutzt ein Wissensmanagement-System unter anderem zur Ablage der Präsentationen, die im Rahmen interner Schulungen gehalten wurden.
    Das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen setzt ein Wissensmanagement-System ein, in dem die Mitarbeiter Artikel zu beruflichen Aspekten verfassen können. Das System ist thematisch geordnet und ermöglicht die Verknüpfung der Artikel mit Bildern, Videos und Dokumenten. Alle Verwaltungsvorschriften sind im System hinterlegt und Mitarbeiter können darauf zugreifen.

Unternehmensprofile

Helmut Beyers GmbH

Die Helmut Beyers GmbH mit Sitz in Mönchengladbach ist ein Elektronik-Dienstleister mit circa 160 Mitarbeitern. Zu den Dienstleistungen zählen die Produktion von Elektronikbaugruppen und -geräten sowie begleitende Dienstleistungen von der Entwicklung bis zum Versand an den Endkunden.

Hessisches Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformationen

Das Hessische Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) unterstützt mit seinen Dienstleistungen und Produkten die Entwicklung zukunfts- und umweltorientierter Lebensräume in Hessen. Es ist Teil der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG), die für das Führen des Liegenschaftskatasters verantwortlich ist. Sie sichert damit das Eigentum an Grund und Boden. Außerdem fördert sie die nachhaltige und umweltgerechte Entwicklung ländlicher und urbaner Lebensräume durch die Instrumente der Flurneuordnung und des städtebaulichen Bodenordnungsrechts.

HMS Analytical Software GmbH

HMS Analytical Software GmbH ist ein IT-Dienstleister und ein Beratungsunternehmen für Business Intelligence und Datenanalysesysteme mit Sitz in Heidelberg. Das Unternehmen begleitet die Planung und Einführung von Softwaresystemen, übernimmt die Entwicklung von Programmen und Anwendungen und leistet Support für Kunden im laufenden Betrieb. Kunden der Firma HMS sind unter anderem Banken, Versicherungen sowie Hersteller von Pharma- und Medizinprodukten. HMS hat ca. 50 Mitarbeiter, davon sind 40 als Berater tätig.

Kristronics GmbH

Kristronics GmbH ist ein innovatives Elektronik-Unternehmen, das Entwicklungs-, Produktions- und Logistikdienstleistungen in den Segmenten Automotive, Industrie-Elektronik und Life Sciences anbietet. Das Unternehmen hat circa. 160 Mitarbeiter und sitzt in Harrislee in der Nähe von Flensburg.

SMA Solar Technology AG

Die SMA Gruppe ist mit einem Umsatz von über 930 Millionen Euro im Jahr 2013 Weltmarktführer bei Photovoltaik- Wechselrichtern, einer zentralen Komponente jeder Solarstromanlage, und bietet innovative Schlüsseltechnologien für künftige Energieversorgungsstrukturen an. Sie hat ihren Hauptsitz in Niestetal bei Kassel und ist in 21 Ländern vertreten.

Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG

Das Unternehmen Würth Elektronik ICS GmbH & Co. KG mit Sitz in Öhringen ist Teil der Würth Elektronik Gruppe und Spezialist für die Entwicklung und Produktion von Systemlösungen für Regelungs- und Steuerungstechnik sowie gedruckte Elektronik und Sensoren. Zu den Produkten zählen intelligente Zentralelektriken, Powerboards, Sicherungsverteiler, Bedienfelder, Gedruckte Sensoren in Polymer-Dickschicht Technologie.

In Teil 2 geht es um Praxisbeispiele zu organisatorischen Lösungen des Wissensmanagements.

Bild: Pixabay.com/geralt

Social-Bookmarking

Social Bookmarking: Teilen von Recherchen im Unternehmen

„Ich hatte da mal etwas sehr Interessantes gesehen, ich muss aber erst danach suchen.“ Social Bookmarking bezeichnet eine einfache Methode, mit der Recherchen im Internet dokumentiert, die Ergebnisse gesichert und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht werden können.

Häufig recherchieren Mitarbeiter im Unternehmen nach Informationen und Dokumenten, die für ihre Arbeit und Entscheidungen als Wissensquelle oder Lernressource relevant sind. Das Internet mit seinen vielfältigen, in digitaler Form vorliegenden Informationen und Dokumenten wird als Quelle für Recherchen zunehmend wichtiger.

Allerdings dokumentiert der recherchierende Mitarbeiter nicht , welche Quellen er durchsucht und für seine Entscheidung verwendet hat. Diese Dokumentation ist in der Regel aufwendig und hat keinen unmittelbaren Nutzen für den Mitarbeiter. Dies wird zum Nachteil sobald er selbst oder eine Kollegin vor einer ähnlichen Rechercheaufgabe steht.

Was ist Social Bookmarking?

Das Anlegen von Lesezeichen im Web-Browser ist eine etablierte Methode zur Dokumentation von Webseiten, auf die ein Nutzer häufig zugreift. Jeder Browser bietet eine Funktion zum Speichern von Lesezeichen (Bookmarks) an. Ein einzelnes Lesezeichen speichert dann die URL der Webseite, hat einen Titel und zusätzlich können Schlagwörter vergeben werden. Die Lesezeichen können zudem in Ordnern strukturiert abgelegt werden.

Wenn nun diese individuellen Lesezeichen anderen Nutzern, zum Beispiel den Kollegen in der Abteilung, über das Internet zugänglich gemacht werden, spricht man von Social Bookmarking. Das Lesezeichen wird dazu mittels einer spezialisierten Web-Anwendung, einem Social-Bookmarking-Dienst, auf einem Server im Internet gespeichert. Andere Nutzer können nun sehen, welche Nutzer welche Lesezeichen verwenden. Die Nutzer können auch gemeinsam die Lesezeichen in Ordnern organisieren und annotieren. So können Ergebnisse von Recherchen im Internet dokumentiert und weitergegeben werden. Alle Phasen innerhalb des typischen Rechercheablaufes (s. Bild), mit Ausnahme der Planung der Recherche, werden von Social-Bookmarking-Diensten unterstützt.

Nutzen und Vorteile von Social Bookmarking

Schon für einen einzelnen Nutzer bietet das Speichern der Lesezeichen mittels eines Social-Bookmarking-Dienstes den Vorteil, dass er von jedem von ihm verwendeten Rechner aus auf seine Lesezeichen zugreifen kann. Web-Browser hingegen speichern Lesezeichen in der Regel nur auf dem Rechner auf dem sie angelegt werden und sind damit an einen Rechner oder ein anderes Endgerät wie ein Tablet oder Smartphone gebunden.

Der grundsätzliche Vorteil in einer Nutzergruppe besteht darin, dass die von einem Nutzer erstellten Lesezeichen von anderen Nutzern eingesehen und verwendet werden können. Ein Mitarbeiter kann also sehen, welche Rechercheergebnisse sein Kollege verwendet hat und kann so die eigene Recherche beschleunigen.

Neben dem Speichern der Lesezeichen im Internet bieten Social-Bookmarking-Dienste verschiedene weitere Funktionen. So können die Internetquellen verschlagwortet und beschrieben, teilweise auch bewertet werden. Schlagworte und Beschreibungen werden verwendet, um nach Lesezeichen zu suchen. Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise seine Rechercheaufgabe als Schlagwort, findet der Kollege sehr schnell alle diesem Schlagwort zugeordneten Quellen und kann seine eigenen Begriffe ergänzend hinzufügen.

Wie bei einer Nutzung von Browserfunktionen zum Speichern von Lesezeichen, können auch mittels Social-Bookmarking-Diensten erstellte Lesezeichen in strukturierten Ordnern abgelegt werden. Einige Dienste bieten zudem Möglichkeiten zur Annotation von Quellen beispielsweise mittels eines virtuellen Textmarkers oder einer Notizfunktion. Über eine Gruppenverwaltung werden Zugriffsrechte auf Lesezeichen freigegeben oder beschränkt.

Wie verwende ich Social-Bookmarking-Dienste?

Die Verwendung von Social-Bookmarking-Diensten ist einfach. Zunächst benötigt man für einen solchen Dienst eine Benutzerkennung mit Passwort; diese bekommt man bei der Anmeldung auf der Weboberfläche.

Für die gängigsten Browser bieten Social-Bookmarking-Dienste dann ein sogenanntes Plugin an. Das Plugin besteht aus einem zusätzlichen Button in der Menüleiste des Browsers mittels dem man eine aktuell angezeigte Webseite mit einem Lesezeichen versehen kann. Über einen Bildschirmdialog können dann ein Titel, Schlagworte oder eine Beschreibung der Webseite eingegeben werden. Anschließend ist das Lesezeichen gespeichert und für die Kollegen nutzbar.

Ein Plugin kann im Browser in wenigen Schritten installiert und aktiviert werden, IT-Kenntnisse sind dafür nicht notwendig. Das Plugin speichert dann auch Benutzerkennung und Passwort, so dass diese nicht mehrfach eingegeben werden müssen.

Beispiele für Social-Bookmarking-Dienste

Es gibt eine ganze Reihe an Social-Bookmarking-Diensten im Internet. Die meisten bieten englischsprachige oder mehrsprachige Benutzeroberflächen, es gibt aber auch einige deutschsprachige Anbieter.

Viele Anbieter bieten die Möglichkeit, den Dienst gegebenenfalls mit einem geringeren Funktionsumfang kostenfrei zu testen. So können Sie schnell und einfach selbst einen Eindruck vom Social Bookmarking gewinnen. Einen großen Funktionsumfang bietet beispielsweise diigo. Diigo ist in der Basisversion kostenfrei, blendet aber Anzeigen ein. Verschiedene kostenpflichtige Nutzungsmodelle bieten umfassenderen Speicherplatz. Einer der ersten Bookmarking-Dienste überhaupt war delicious, welcher inzwischen rein werbefinanziert ist.

Als Alternative zur Nutzung eines von einem Anbieter im Internet zur Verfügung gestellten Social-Bookmarking-Dienstes kann eine entsprechende Anwendung auch vom Unternehmen selbst z.B. im unternehmensinternen Intranet realisiert werden.

Verschiedene sogenannte Content-Management-Systeme zur Erstellung von Webseiten bieten heute Erweiterungen für Social-Bookmarking-Dienste. Auch umfassendere Softwarelösungen für unternehmensorientierte Social Softarware bieten in ihrem Funktionsumfang die Möglichkeit für Social Bookmarks.

Titelbild: Pixabay

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