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Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH

Ein Fensterhersteller in der digitalen Transformation

„Wir sind noch lange nicht fertig, wir stecken mittendrin im Prozess der Digitalisierung“, sagt Armin Nuffer, Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH. Das Unternehmen mit Sitz im schwäbischen Zusmarshausen-Wörleschwang in der Nähe von Augsburg entwickelt sich in Fertigung, Verwaltung und Marketing digital weiter und hat den Umsatz seitdem verdoppelt.

Im Jahr 2012 begann die digitale Transformation der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH, einem Unternehmen, das mit damals 42 Mitarbeitern, Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden herstellte. Die Produkte sind geblieben, doch der Herstellungsprozess hat sich in den vergangenen fünf Jahren entscheidend verändert. „Wir haben damals einfach festgestellt, dass wir mit unseren konventionellen Verfahren an Grenzen stoßen“, sagt Armin Nuffer, selbst Schreinermeister und Betriebswirt. „Die Anforderungen an Ästhetik und Funktion wie Wärme- und Schalldämmung der Fenster wachsen stetig. Diesen konnten wir mit unseren Maschinenanlagen so nicht mehr gerecht werden.“

Problemstellung

Dem Geschäftsführer Armin Nuffer war klar: „Es muss was passieren, wir müssen uns neu orientieren.“ Armin Nuffer führt den Betrieb seit zehn Jahren zusammen mit Hans Wipfler, dessen Großvater den Betrieb im Jahr 1927 als Wagnerei gegründet hatte und Räder, Wagen und andere landwirtschaftliche Geräte aus Holz herstellte. Heute werden die auf Kundenwunsch gefertigten Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden in gehobene Einfamilienhäuser und Groß-Projekte, wie die Uniklinik Düsseldorf, das Messezentrum Stuttgart, die European Investment Bank Luxemburg oder den Isar Tower in München eingebaut.

Nuffer begab sich auf die Suche und wurde fündig: Die Entscheidung fiel auf den Kauf einer CNC-Maschine. „Wir haben uns damals ganz klar für eine große CNC-gesteuerte Produktionsanlage entschieden, die voll automatisch aus dem Büro gesteuert wird.“ Investiert haben die beiden Geschäftsführer mehr als zwei Millionen Euro. Seitdem die Fertigungsprozesse neu gestaltet wurden, haben sie ihren Umsatz in nur sieben Jahren verdoppelt.

Akzeptanz der Mitarbeiter

„Anfangs hatten einige Mitarbeiter Angst, dass die Digitalisierung des Herstellungsprozesses ihre Arbeitsplätze kostet“, sagt Nuffer. „Wir haben die Umstellung von Anfang an offen kommuniziert und heute hat sich das Bild ins komplette Gegenteil geschlagen: Die Mitarbeiter akzeptieren unseren digitalisierten Prozess voll und ganz. Wir schöpfen die neue Technik voll aus.“ Zwar spart das Unternehmen durch den automatisierten Prozess wirklich Personal im Produktionsprozess ein. Das kleine Unternehmen kann heute mehr und größere Aufträge annehmen als vor der Digitalisierung. Deshalb ist die Belegschaft auch um rund 20 Mitarbeiter auf 60 gewachsen, anstatt geschrumpft.

Die neue Maschine mit der neuen Software erforderte es, die Mitarbeiter weiterzubilden. Dies geschah in Schulungen des Maschinenherstellers und der Fenstersoftwareentwickler im Unternehmen vor Ort. Die Mitarbeiter, die am meisten im digitalen Prozess arbeiten, waren in die Auswahl der Maschine und der Software eingebunden.

„Ein Vorteil war auch, dass die Maschine bei uns vor Ort aufgebaut und programmiert wurde“, sagt Armin Nuffer. Das dauerte ein halbes Jahr, währenddessen die Mitarbeiter die neue Maschine, mit welcher bereits neue Aufträge abgearbeitet wurden, immer besser kennenlernten. Parallel wurde mit einer der alten Maschine weiter produziert. „Ein Kraftakt“, so Nuffer, „aber die Mitarbeiter waren von Anfang an engagiert und haben sich da richtig reingekopft. Uns war es wichtig, dass wir uns im Know-how nicht nur auf Fremde verlassen, sondern das Wissen in den Köpfen unserer eigenen Mitarbeiter haben“.

Monteure über WhatsApp

In der internen Kommunikation setzt das Unternehmen auch auf moderne, digitale Unterstützung. Die Monteure des Unternehmens sind mit Smartphones ausgestattet. Damit schicken sie in Echtzeit Informationen und Bilder von der Baustelle ins Büro – über WhatsApp oder E-Mail. „Heute hatten wir zum Beispiel einen Wassereintritt auf einer Baustelle, das haben wir gleich dokumentiert“, sagt Nuffer, „hier gehen keine Zeiten mehr verloren.“

Zeiterfassung und Projektmanagement digital

Seit kurzem gibt es in der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH ein weiteres neues digitales Arbeitsmittel: ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Die Mitarbeiter erfassen den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit per Chip pro Projekt direkt auf die entsprechende Kostenstelle. Die Monteure machen das gleiche mit ihrem Smartphone. „Demnächst werden wir das mit einer Schnittstelle zu unserer Fensterbausoftware vernetzen“, so Nuffer. Das heißt: Vom Materialeinkauf bis zur Produktion werden alle Daten eines Projektes zusammengefasst. Die Nachkalkulation funktioniert dann automatisch. „Da wir ja jetzt viel mehr Aufträge haben, freuen sich die Mitarbeiter in der Verwaltung über diese digitale Entlastung“, sagt Armin Nuffer, „sie kamen mit ihrem bewährten Ablagesystem einfach nicht mehr hinterher“.

Marketing: Website und kein Facebook

Im digitalen Marketing setzt das kleine Unternehmen auf die Website. Ganz bewusst wird auf einen Facebook-Auftritt verzichtet. Denn die Zielgruppe des Unternehmens – Architekten und Generalunternehmer – sind hier nicht zu erreichen. Die Website wird derzeit erneuert, unter anderem erhält sie ein Design, dass auch auf mobilen Endgeräten ansprechend aussieht und die gewünschten Informationen liefert. Zudem wird auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) wert gelegt und ein Preisrechner integriert.

Worldmap

Mittelstand vernetzt sich auf Digitalisierungskonferenz

Maschinen, Produkte und Logistik werden miteinander vernetzt, um selbstorganisierte Fertigungsprozesse zu etablieren. Dieses Ziel strebt Deutschland unter dem Begriff „Industrie 4.0“ an. Ganz ähnliche Entwicklungen laufen in China unter dem Begriff „Made in China 2025“. Im Verlauf der Konferenz stellten Experten unter anderem Konzepte des Internet of Things (IoT) oder Modelle der Smart Factory vor.

Um Unternehmen in China und Deutschland miteinander zu vernetzen und den internationa­len Erfahrungsaustausch unter mittelständischen Unternehmen zu fördern, veranstal­teten die Wirtschaftsförderung des Landes Brandenburg (WFBB) und die Industrie- und Handels­kammer Potsdam am 27. April 2017 in Potsdam gemeinsam mit chinesischen Transferpartnern die ganztägige „Chinesisch-Deutsche Konferenz zu Digitalisierung und Industrie 4.0“. Circa 350 Unternehmer aus China und Deutschland nahmen teil. Die Konferenz­sprache war deutsch. Die Vorträge wurden von Dolmetschern übersetzt.

Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation beteiligte sich an der Konzeption und Umsetz­ung dieser Konferenz, um kleine und mittlere Unternehmen dabei zu unterstützen, sich inter­national und auch untereinander zu vernetzen. Mitglieder der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation waren vor Ort und standen Multiplikatoren und Unternehmern für Fragen und Diskussionen rund um die digitale Transfor­mation des Mittelstandes zur Verfügung. Dabei wur­den auch Hinweise gegeben, an wen sich die Unternehmen zur Planung und Umsetzung der Digitalisierung wenden können.

Im Verlauf der Konferenz stellten Experten unter anderem Konzepte des Internet of Things (IoT) oder Modelle der Smart Factory vor. Einige Experten kamen aus dem Umfeld der BMWi-Initiative „Mittelstand-Digital“. Professor Key Pousttchi beispielsweise, Inhaber des SAP-Stiftungslehrstuhls für Wirtschaftsinformatik und Digitalisierung an der Uni­versität Potsdam, machte in seinem Vortrag “Industrie 4.0 – Digitale Transfor­mation“ die Dimensio­nen der Digitalisierung auch für mittelständische Unternehmen deutlich. Professor Ulrich Berger vom Lehrstuhl Automatisie­rungs­technik an der Tech­nischen Universität Cott­bus-Senftenberg brachte den Teilnehmern in seinem Vortrag „Automatisierung und Digi­ta­lisierung: Chancen für den Mittelstand“ die Perspektiven der Digitalisierung näher. Aber auch viele Referenten aus der Praxis brachten ihre Anwendungserfahrungen ein.

Zusätzlich zu den Fachvorträgen hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, in sechs Workshops Innovationsthemen wie zum Beispiel Virtual Reality, Informationssicherheit, intelligente Mobilität oder Geo-Informationstechnik zu diskutieren.

Zentraler Bestandteil der Konferenz war das sogenannte „Match Making“. In individuellen Gesprächen unter vier Augen und begleitet von Dolmetschern konnten sich die Unternehmer miteinander vernetzen, Projekte, Produkte und ihr Know-how vorstellen, potenzielle Geschäftspartner in Einzelgesprächen kennenlernen und grenzüberschreitende Kontakte und Kooperationen anbahnen. Etwa 250 Unternehmer machten von dieser Vernetzungsmöglichkeit Gebrauch.

Befragung für Studie

Im Verlauf der Konferenz wurden deutsche Mittelständler von der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation gebeten, einen Fragebogen auszufüllen. Die Ergebnisse dieser ersten Stich­probe von rund 40 Teilnehmern zeigen , dass das Interesse an internationaler Ver­netzung im Kontext der Digitalisierung groß ist. Mehr als 90 Prozent der Befragten gaben an, dass sie darüber nachdenken, mit einem auslän­di­schen Unternehmen zu kooperieren oder haben dies bereits konkret vor. Gleichzeitig wurde deutlich, dass der Orientierungsbedarf groß ist und viele Unternehmer nicht wissen, wie sie die entsprechenden Kanäle für sich erschließen sollen.

Die Themen „Auswahl und Implementierung neuer Technologien“ sowie „Qualifikation der Mitarbeiter“ stehen bei den Befragten an erster Stelle, wenn es um Herausforderungen im Hinblick auf Digitalisierungsmaßnahmen geht. Nach konkreten Wünschen befragt, stehen Best Practice-Beispiele bei den mittelständischen Unterneh­mern nach wie vor hoch im Kurs.

Dieses erste Stimmungsbild wird durch eine nachbereitende Evaluation der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation auf der Basis einer Online-Befragung präzisiert. Zugang zum Fragebogen finden Interessenten unter folgendem Link:

https://de.surveymonkey.com/r/RNQWBDK

Ziel der Umfrage ist es, die Bedarfe des regionalen Mittelstands in Richtung Digitalisierung und Internationalisierung sehr konkret zu fassen, also im Detail der Wünsche und Anforderungen.

Auf Basis dieser Ergebnisse ist ein ausführlicher Evaluationsbericht geplant, der im Sommer 2017 unter anderem auf der Webseite der Mittelstand 4.0 Agentur Kommunikation veröffentlicht wird. Die Evaluationsergebnisse werden den Akteuren der Förderinitiative Mittelstand-Digital und anderen Multiplikatoren zur Verfügung gestellt, die planen, mittelständische Unternehmen bei der internationalen Vernetzung und der Digitalisierung zu unterstützen.

World Café

Bedarfsanalyse-Workshop als World-Café

Rund 50 UnternehmerInnen nahmen an einem etwas anderen Workshop teil. Eingebettet in Kurzvorträge und Praxisberichte tauschten sie sich in einem sogenannten „World-Café“ aus.

Ein World-Café bietet den Gästen einen Rahmen, um themenbezogen in den intensiven Diskurs in kleinen Gruppen einzutreten sowie unterschiedliche Meinungen, Ideen und Impulse miteinander zu verknüpfen. Anhand vorbereiteter Leitfragen wurden so individuelle Unterstützungsbedarfe zum Thema Industrie 4.0 und Erwartungshaltungen an das Kompetenzzentrum Mittelstand 4.0 „Mit uns digital“ erarbeitet.

3 Fragen – drei Phasen

Die drei vorbereiteten Fragen

  1.  „Für mich ist / bedeutet Digitalisierung …“,
  2. „Vom Kompetenzzentrum erwarte ich mir …“
  3. „Ich benötige Unterstützung bei …“

wurden an drei Tischen durch drei zufällig zusammengesetzte Arbeitsgruppen diskutiert. Jeder Teilnehmer schrieb seine individuellen Gedanken auf ein gemeinsames Arbeitspapier. Sehr schnell entwickelten sich hieraus intensive Gespräche und weitere Ideen innerhalb der Gruppe.

Nach jeweils 15 Minuten wurde die Gruppenarbeit beendet, und die Teilnehmer fanden sich in neuen zufälligen Kleingruppen an den anderen Tischen ein – hier konnten die bisher erarbeiteten Ergebnisse der Vorgruppe entweder weiter verfeinert oder um gänzlich neue Aspekte und Impulse ergänzt werden.

Nach den drei Gruppenphasen fand sich auf allen Arbeitspapieren eine Vielzahl von Ergebnissen wieder, die sehr eindrucksvoll die Komplexität als auch Individualität des Megatrends Digitalisierung für KMU belegen. Zur besseren Übersichtlichkeit wurden abschließend, gemeinsam mit den Teilnehmern, die Kerngedanken aus den Gruppenarbeiten abgeleitet.

Die Ergebnisse im Überblick:

(1) Kerngedanken „Für mich ist / bedeutet Digitalisierung …“

Digitalisierung ist für KMU grundsätzlich sehr ambivalent besetzt – bewegen sich permanent im Spannungsfeld zwischen Chancen (neue Geschäftsmodelle, höhere Prozess-Geschwindigkeit und Effizienzsteigerung) und schwer abschätzbaren Risiken (Verantwortung für Daten, Kontrollverlust und sich wandelnde Arbeits- und Kommunikationskultur).

(2) Kerngedanken „Vom Kompetenzzentrum erwarte ich mir …“

KMU erwarten praxistaugliche Anschauungsbeispiele und konkrete Rahmenbedingungen (Standards, Richtlinien, Methoden), idealerweise basierend auf konkreten Erfahrungen anderer Unternehmen. Große Bedeutung wird der modernen Aus- und Weiterbildung zur Vorbereitung und Mitnahme der Fach-, Führungs- und Nachwuchskräfte beigemessen.

(3) Kerngedanken „Ich benötige Unterstützung bei …“

Die Bewertung der vorhandenen Infrastruktur sowie des Kompetenzgefüges der Belegschaft fällt KMU nicht leicht – bei der Ideenfindung für neue Geschäftsmodelle und die individuelle strategische Zielsetzung wird Unterstützung benötigt.

Fazit

Mittels des World-Cafés konnten deutlich detailliertere und konkretere Ergebnisse erarbeitet werden als bei herkömmlichen Diskussionsrunden. Für die Teilnehmer wurden Herausforderungen leichter verständlich und annehmbar, während sich für das Kompetenzzentrum die von der Zielgruppe konkret formulierten Informations- und Unterstützungsbedarfe ableiten lassen.

Ausblick

Unternehmen könnten die Methode „World-Café“ gezielt einsetzen, um etwa im Mitarbeiterkreis neue Ideen für neue Geschäftsmodelle und Entwicklungsmöglichkeiten des Unternehmens zu erarbeiten – vielleicht sind die „richtigen Typen“ dafür ja bereits an Bord?

Wenn Sie Fragen zum World-Café oder anderen zeitgemäßen Methoden der Offline-Kommunikation haben, wenden Sie sich bitte direkt an unseren Ansprechpartner Danny Kensa.

Praxisbeispiel: „Dokumentation World Café“ herunterladen

Angebotskarte „Word-Café“ herunterladen

Social-Bookmarking

Social Bookmarking: Teilen von Recherchen im Unternehmen

„Ich hatte da mal etwas sehr Interessantes gesehen, ich muss aber erst danach suchen.“ Social Bookmarking bezeichnet eine einfache Methode, mit der Recherchen im Internet dokumentiert, die Ergebnisse gesichert und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht werden können.

Häufig recherchieren Mitarbeiter im Unternehmen nach Informationen und Dokumenten, die für ihre Arbeit und Entscheidungen als Wissensquelle oder Lernressource relevant sind. Das Internet mit seinen vielfältigen, in digitaler Form vorliegenden Informationen und Dokumenten wird als Quelle für Recherchen zunehmend wichtiger.

Allerdings dokumentiert der recherchierende Mitarbeiter nicht , welche Quellen er durchsucht und für seine Entscheidung verwendet hat. Diese Dokumentation ist in der Regel aufwendig und hat keinen unmittelbaren Nutzen für den Mitarbeiter. Dies wird zum Nachteil sobald er selbst oder eine Kollegin vor einer ähnlichen Rechercheaufgabe steht.

Was ist Social Bookmarking?

Das Anlegen von Lesezeichen im Web-Browser ist eine etablierte Methode zur Dokumentation von Webseiten, auf die ein Nutzer häufig zugreift. Jeder Browser bietet eine Funktion zum Speichern von Lesezeichen (Bookmarks) an. Ein einzelnes Lesezeichen speichert dann die URL der Webseite, hat einen Titel und zusätzlich können Schlagwörter vergeben werden. Die Lesezeichen können zudem in Ordnern strukturiert abgelegt werden.

Wenn nun diese individuellen Lesezeichen anderen Nutzern, zum Beispiel den Kollegen in der Abteilung, über das Internet zugänglich gemacht werden, spricht man von Social Bookmarking. Das Lesezeichen wird dazu mittels einer spezialisierten Web-Anwendung, einem Social-Bookmarking-Dienst, auf einem Server im Internet gespeichert. Andere Nutzer können nun sehen, welche Nutzer welche Lesezeichen verwenden. Die Nutzer können auch gemeinsam die Lesezeichen in Ordnern organisieren und annotieren. So können Ergebnisse von Recherchen im Internet dokumentiert und weitergegeben werden. Alle Phasen innerhalb des typischen Rechercheablaufes (s. Bild), mit Ausnahme der Planung der Recherche, werden von Social-Bookmarking-Diensten unterstützt.

Nutzen und Vorteile von Social Bookmarking

Schon für einen einzelnen Nutzer bietet das Speichern der Lesezeichen mittels eines Social-Bookmarking-Dienstes den Vorteil, dass er von jedem von ihm verwendeten Rechner aus auf seine Lesezeichen zugreifen kann. Web-Browser hingegen speichern Lesezeichen in der Regel nur auf dem Rechner auf dem sie angelegt werden und sind damit an einen Rechner oder ein anderes Endgerät wie ein Tablet oder Smartphone gebunden.

Der grundsätzliche Vorteil in einer Nutzergruppe besteht darin, dass die von einem Nutzer erstellten Lesezeichen von anderen Nutzern eingesehen und verwendet werden können. Ein Mitarbeiter kann also sehen, welche Rechercheergebnisse sein Kollege verwendet hat und kann so die eigene Recherche beschleunigen.

Neben dem Speichern der Lesezeichen im Internet bieten Social-Bookmarking-Dienste verschiedene weitere Funktionen. So können die Internetquellen verschlagwortet und beschrieben, teilweise auch bewertet werden. Schlagworte und Beschreibungen werden verwendet, um nach Lesezeichen zu suchen. Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise seine Rechercheaufgabe als Schlagwort, findet der Kollege sehr schnell alle diesem Schlagwort zugeordneten Quellen und kann seine eigenen Begriffe ergänzend hinzufügen.

Wie bei einer Nutzung von Browserfunktionen zum Speichern von Lesezeichen, können auch mittels Social-Bookmarking-Diensten erstellte Lesezeichen in strukturierten Ordnern abgelegt werden. Einige Dienste bieten zudem Möglichkeiten zur Annotation von Quellen beispielsweise mittels eines virtuellen Textmarkers oder einer Notizfunktion. Über eine Gruppenverwaltung werden Zugriffsrechte auf Lesezeichen freigegeben oder beschränkt.

Wie verwende ich Social-Bookmarking-Dienste?

Die Verwendung von Social-Bookmarking-Diensten ist einfach. Zunächst benötigt man für einen solchen Dienst eine Benutzerkennung mit Passwort; diese bekommt man bei der Anmeldung auf der Weboberfläche.

Für die gängigsten Browser bieten Social-Bookmarking-Dienste dann ein sogenanntes Plugin an. Das Plugin besteht aus einem zusätzlichen Button in der Menüleiste des Browsers mittels dem man eine aktuell angezeigte Webseite mit einem Lesezeichen versehen kann. Über einen Bildschirmdialog können dann ein Titel, Schlagworte oder eine Beschreibung der Webseite eingegeben werden. Anschließend ist das Lesezeichen gespeichert und für die Kollegen nutzbar.

Ein Plugin kann im Browser in wenigen Schritten installiert und aktiviert werden, IT-Kenntnisse sind dafür nicht notwendig. Das Plugin speichert dann auch Benutzerkennung und Passwort, so dass diese nicht mehrfach eingegeben werden müssen.

Beispiele für Social-Bookmarking-Dienste

Es gibt eine ganze Reihe an Social-Bookmarking-Diensten im Internet. Die meisten bieten englischsprachige oder mehrsprachige Benutzeroberflächen, es gibt aber auch einige deutschsprachige Anbieter.

Viele Anbieter bieten die Möglichkeit, den Dienst gegebenenfalls mit einem geringeren Funktionsumfang kostenfrei zu testen. So können Sie schnell und einfach selbst einen Eindruck vom Social Bookmarking gewinnen. Einen großen Funktionsumfang bietet beispielsweise diigo. Diigo ist in der Basisversion kostenfrei, blendet aber Anzeigen ein. Verschiedene kostenpflichtige Nutzungsmodelle bieten umfassenderen Speicherplatz. Einer der ersten Bookmarking-Dienste überhaupt war delicious, welcher inzwischen rein werbefinanziert ist.

Als Alternative zur Nutzung eines von einem Anbieter im Internet zur Verfügung gestellten Social-Bookmarking-Dienstes kann eine entsprechende Anwendung auch vom Unternehmen selbst z.B. im unternehmensinternen Intranet realisiert werden.

Verschiedene sogenannte Content-Management-Systeme zur Erstellung von Webseiten bieten heute Erweiterungen für Social-Bookmarking-Dienste. Auch umfassendere Softwarelösungen für unternehmensorientierte Social Softarware bieten in ihrem Funktionsumfang die Möglichkeit für Social Bookmarks.

Titelbild: Pixabay

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