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Briefing „Rechtssichere Onlinekommunikation“ erschienen

Viele Unternehmen sagen: „Onlinekommunikation ist wichtig und könnte uns auch helfen, aber wir haben Angst vor Abmahnungen und andere Rechtsverstöße zu begehen. Deshalb halten wir uns lieber zurück.“ Wir klären mit unserem Briefing über die wichtigsten Grundlagen auf: Welche Gesetze müssen Sie im Blick haben, wenn Sie online kommunizieren?

Kurz, knapp viele Themen, aber diese nur angerissen, das ist das Konzept unserer Briefings. Gedruckt auf vier Seiten bekommen Leser schnell viele Aspekte geliefert.

Briefing „Rechtssichere Onlinekommunikation“ herunterladen

Die Themen im Briefing:

  • Newsletter: Double-Opt-In, Versand mit Anbietern mit Sitz außerhalb der EU, z.B. Mailchimp
  • Creative Commons (CC)-Lizenzen: Methode, um urheberrechtliche Erlaubnisse zu bekommen und zu geben
  • Stockfotos in Social Media
  • Bilder von Veranstaltungen veröffentlichen
  • (Rechtswidrige) Kommentare und Bewertungen
  • Kostenfreie Rechtsberatung
  • Literaturtipp für eine hilfreiche kostenfreie Veröffentlichung

Beim Briefing „Rechtssichere Onlinekommunikation“ gibt es eine Besonderheit: Es gibt einen A4-Einlegeblatt mit Vorder- und Rückseite mit den Inhalten: „Entscheidungsbaum: Welches Foto darf ich veröffentlichen?“ und „Rechtssichere Onlinekommunikation: Welche Gesetze sind betroffen?“ Einlaminiert kann der Zettel direkt am Arbeitsplatz schnell dabei helfen, zu entscheiden. Sie finden die Seiten auch im Pdf-Dokument.

Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH

Ein Fensterhersteller in der digitalen Transformation

„Wir sind noch lange nicht fertig, wir stecken mittendrin im Prozess der Digitalisierung“, sagt Armin Nuffer, Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH. Das Unternehmen mit Sitz im schwäbischen Zusmarshausen-Wörleschwang in der Nähe von Augsburg entwickelt sich in Fertigung, Verwaltung und Marketing digital weiter und hat den Umsatz seitdem verdoppelt.

Im Jahr 2012 begann die digitale Transformation der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH, einem Unternehmen, das mit damals 42 Mitarbeitern, Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden herstellte. Die Produkte sind geblieben, doch der Herstellungsprozess hat sich in den vergangenen fünf Jahren entscheidend verändert. „Wir haben damals einfach festgestellt, dass wir mit unseren konventionellen Verfahren an Grenzen stoßen“, sagt Armin Nuffer, selbst Schreinermeister und Betriebswirt. „Die Anforderungen an Ästhetik und Funktion wie Wärme- und Schalldämmung der Fenster wachsen stetig. Diesen konnten wir mit unseren Maschinenanlagen so nicht mehr gerecht werden.“

Problemstellung

Dem Geschäftsführer Armin Nuffer war klar: „Es muss was passieren, wir müssen uns neu orientieren.“ Armin Nuffer führt den Betrieb seit zehn Jahren zusammen mit Hans Wipfler, dessen Großvater den Betrieb im Jahr 1927 als Wagnerei gegründet hatte und Räder, Wagen und andere landwirtschaftliche Geräte aus Holz herstellte. Heute werden die auf Kundenwunsch gefertigten Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden in gehobene Einfamilienhäuser und Groß-Projekte, wie die Uniklinik Düsseldorf, das Messezentrum Stuttgart, die European Investment Bank Luxemburg oder den Isar Tower in München eingebaut.

Nuffer begab sich auf die Suche und wurde fündig: Die Entscheidung fiel auf den Kauf einer CNC-Maschine. „Wir haben uns damals ganz klar für eine große CNC-gesteuerte Produktionsanlage entschieden, die voll automatisch aus dem Büro gesteuert wird.“ Investiert haben die beiden Geschäftsführer mehr als zwei Millionen Euro. Seitdem die Fertigungsprozesse neu gestaltet wurden, haben sie ihren Umsatz in nur sieben Jahren verdoppelt.

Akzeptanz der Mitarbeiter

„Anfangs hatten einige Mitarbeiter Angst, dass die Digitalisierung des Herstellungsprozesses ihre Arbeitsplätze kostet“, sagt Nuffer. „Wir haben die Umstellung von Anfang an offen kommuniziert und heute hat sich das Bild ins komplette Gegenteil geschlagen: Die Mitarbeiter akzeptieren unseren digitalisierten Prozess voll und ganz. Wir schöpfen die neue Technik voll aus.“ Zwar spart das Unternehmen durch den automatisierten Prozess wirklich Personal im Produktionsprozess ein. Das kleine Unternehmen kann heute mehr und größere Aufträge annehmen als vor der Digitalisierung. Deshalb ist die Belegschaft auch um rund 20 Mitarbeiter auf 60 gewachsen, anstatt geschrumpft.

Die neue Maschine mit der neuen Software erforderte es, die Mitarbeiter weiterzubilden. Dies geschah in Schulungen des Maschinenherstellers und der Fenstersoftwareentwickler im Unternehmen vor Ort. Die Mitarbeiter, die am meisten im digitalen Prozess arbeiten, waren in die Auswahl der Maschine und der Software eingebunden.

„Ein Vorteil war auch, dass die Maschine bei uns vor Ort aufgebaut und programmiert wurde“, sagt Armin Nuffer. Das dauerte ein halbes Jahr, währenddessen die Mitarbeiter die neue Maschine, mit welcher bereits neue Aufträge abgearbeitet wurden, immer besser kennenlernten. Parallel wurde mit einer der alten Maschine weiter produziert. „Ein Kraftakt“, so Nuffer, „aber die Mitarbeiter waren von Anfang an engagiert und haben sich da richtig reingekopft. Uns war es wichtig, dass wir uns im Know-how nicht nur auf Fremde verlassen, sondern das Wissen in den Köpfen unserer eigenen Mitarbeiter haben“.

Monteure über WhatsApp

In der internen Kommunikation setzt das Unternehmen auch auf moderne, digitale Unterstützung. Die Monteure des Unternehmens sind mit Smartphones ausgestattet. Damit schicken sie in Echtzeit Informationen und Bilder von der Baustelle ins Büro – über WhatsApp oder E-Mail. „Heute hatten wir zum Beispiel einen Wassereintritt auf einer Baustelle, das haben wir gleich dokumentiert“, sagt Nuffer, „hier gehen keine Zeiten mehr verloren.“

Zeiterfassung und Projektmanagement digital

Seit kurzem gibt es in der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH ein weiteres neues digitales Arbeitsmittel: ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Die Mitarbeiter erfassen den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit per Chip pro Projekt direkt auf die entsprechende Kostenstelle. Die Monteure machen das gleiche mit ihrem Smartphone. „Demnächst werden wir das mit einer Schnittstelle zu unserer Fensterbausoftware vernetzen“, so Nuffer. Das heißt: Vom Materialeinkauf bis zur Produktion werden alle Daten eines Projektes zusammengefasst. Die Nachkalkulation funktioniert dann automatisch. „Da wir ja jetzt viel mehr Aufträge haben, freuen sich die Mitarbeiter in der Verwaltung über diese digitale Entlastung“, sagt Armin Nuffer, „sie kamen mit ihrem bewährten Ablagesystem einfach nicht mehr hinterher“.

Marketing: Website und kein Facebook

Im digitalen Marketing setzt das kleine Unternehmen auf die Website. Ganz bewusst wird auf einen Facebook-Auftritt verzichtet. Denn die Zielgruppe des Unternehmens – Architekten und Generalunternehmer – sind hier nicht zu erreichen. Die Website wird derzeit erneuert, unter anderem erhält sie ein Design, dass auch auf mobilen Endgeräten ansprechend aussieht und die gewünschten Informationen liefert. Zudem wird auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) wert gelegt und ein Preisrechner integriert.

Team Schreinerei Luther

Schreinerei gewinnt jeden dritten Auftrag über Facebook

Vor vier Jahren – im Alter von 65 Jahren – begann Gerhard Luther etwas Neues: Zusammen mit einem Mitarbeiter startete er eine Facebook-Seite für seine im Darmstädter Stadtteil Arheilgen ansässige Tischlerei. Heute erreicht der Tischlermeister damit Kunden, die sich seine kreativen Arbeiten bis nach Los Angeles, Kairo oder Tokio liefern lassen.

Gerhard Luther ist, wie er sich selbst bezeichnet, auch mit 69 Jahren „kein Auslaufmodell“. Mit seinen 13 Mitarbeitern produziert der Inhaber der Tischlerei Wilhelm Luther auf mehr als 1.000 Quadratmetern Möbel, Ladenausstattungen, Küchen oder baut Wellnessbereiche, Wohnungen und ganze Häuser vor Ort aus.

Losgröße 1

Luther baut außerdem an der Schreinerei der Zukunft: Das Herzstück seiner Produktion ist das Vier-Achs-CNC-Bearbeitungszentrum. Die gesteuerte Fräsmaschine, wird nicht mehr von Hand bedient, sondern mit der so genannten Computerized Numerical Control. CNC bezeichnet ein elektronisches Verfahren, mit dem Werkzeugmaschinen gesteuert werden. „Mit dieser computergesteuerten Fräse stellen wir ausschließlich Produkte in Losgröße 1 her“, sagt Gerhard Luther, „das heißt: individuelle Unikate“.

Einer unter 40.000

Im Auftrag eines „sehr bekannten deutschen Sportartikelherstellers“ habe man beispielsweise für einen Werbepartner, einen Inlineskater, dessen ersten Skate-Schuh digital eingescannt, dann mit der CNC-Maschine ausgefräst und so ein hölzernes Denkmal gesetzt. Doch wie ist dieser „sehr bekannte deutsche Sportartikelhersteller“ eigentlich auf die kleine Schreinerei in Darmstadt aufmerksam und zu deren Kunden geworden? Schließlich gibt es bundesweit knapp 40.000 Betriebe im Tischlerhandwerk.

„Facebook“, antwortet Gerhard Luther. Sein Tischlermeister Matthias Knuhr ist neben dem Handwerklichen auch noch der Social Media Manager des Betriebs. Knuhr erstellt die Inhalte zusammen mit Gerhard Luther und postet sie dann auf Facebook. Nach inzwischen vier Jahren generieren die beiden ein Drittel der Aufträge über das soziale Netzwerk. „Wir haben uns damit unabhängiger gemacht von den Ausschreibungen der Architekten“, sagt Luther, „die sind meist 100 Seiten lang und die ersten 70 Seiten nur Vorgeplänkel“. Eine solche durchzuarbeiten koste ihn inklusive – kostenlosem – Angebot eine Woche Arbeit. Luther hatte sich deshalb gefragt: „Wie können wir dieses Verhältnis ändern?“

Neue Zielgruppe dank Facebook

Über Facebook erreicht der Betrieb heute eine ganz neue Zielgruppe, als ihm dies als lokal verankerter Tischler in Darmstadt und Umgebung möglich war. Der Kundenstamm ist internationaler und vor allem an den kreativen Holzprodukten interessiert.

Ein Beispiel: Matthias Knuhr ist Star Wars-Fan. Ihm kam die Idee, für Sammler der Figuren ein Regal mit UV-Schutzhaube und optimaler Ausleuchtung zu bauen. Fotos davon lud er auf Facebook hoch. Das Regal wurde dank des sozialen Netzwerks so bekannt, dass es Kunden aus Frankfurt, London und aus Hollywood bestellt haben. „Ein Kunde hat allein 1.000 Dollar nur dafür bezahlt, dass das Regal schneller in Los Angeles ankommt“, berichtet Luther.

Neue Produkte dank Facebook

Er und sein Team waren schon immer kreativ und haben nun ein Medium gefunden, mit dem sie wie in einem virtuellen Schaufenster ausstellen was sie können. Die digitale Kommunikation hat der Tischlerei nicht nur neue Kunden, sondern so auch neue Produkte gebracht. „Wir lernen am Rande viele Dinge, die auch bei anderen Sachen helfen“, so Luther.

Ein weiteres Beispiel für den digitalen Vertrieb: Die Arheilger Tischler haben Schallplattencover aus Holz gefräst. Allein über Facebook fanden sich 150 Kunden, unter anderem in Buenos Aires, Kairo, Chicago. Auf der Auktionsplattform Ebay boten Kunden bis zu 400 Dollar pro Stück.

 

Intensiv beobachtet

Neben diesen Aktivitäten engagiert sich Gerhard Luther übrigens auch noch ehrenamtlich für den Nachwuchs: an der Hochschule Darmstadt. Er begutachtet im Kurs der Innenarchitektur-Professorin Anke Mensing die technischen Zeichnungen der Studierenden. In den Möbel-Entwürfen fallen ihn mit seiner berufspraktischen Erfahrung schon auf dem Papier oft Details auf, die zu Problemen in der Herstellung führen könnten.

Der umtriebige Unternehmer ist mit seinem Engagement weit über die Grenzen Südhessens bekannt: „Unsere Aktivitäten werden bundesweit intensiv beobachtet“, sagt er mit Stolz.

digital_real in Trebur

Fische, Handschuhe und Apps

Vier Vorträge – vier Perspektiven aus Industrie 4.0, das lieferte die lebendige Praxiskonferenz digital_real beim Fischmaster im südhessischen Trebur. Hier das Wichtigste in Kürze.

Den Auftakt zur Konferenz gestaltete Eric Nürnberger, Geschäftsführer des gastgebenden Unternehmens Fischmaster GmbH. Für ihn ist „Digitalisierung nie abgeschlossen, sondern ein ständiger Prozess“.  Eric Nürnberger, hat in nur wenigen Jahren eine volldigitalisierte Indoor-Fischzucht geschaffen und ist einer von vier Referenten der Veranstaltung. Er plädiert dafür, die Chancen zu sehen, die die Digitalisierung bietet: „Damit kann man coole neuen Dinge machen, die sonst noch keiner macht!“ Er rät Unternehmen, sich Klarheit darüber zu verschaffen und konkrete Ziele zu setzen, bevor sie ihren Transformationsprozess beginnen, um ihre Prozesse zu digitalisieren. Nürnberger hat zunächst damit begonnen, Sensoren an risikobehafteten Stellen seiner sensiblen Fischzucht einzusetzen und hat inzwischen mehr als 1.000 Sensoren an und in die Fischbecken montiert. Weitere Informationen

Im zweiten Vortrag berichtete Mattias Finzelberg, Geschäftsführer der Rex Gummitechniken GmbH & Co. KG mit Sitz in Pfungstadt, von der Digitalisierung seines Betriebs. Er hatte den Herstellungsbetrieb für Chemikalienschutzhandschuhe noch komplett analog gekauft und ihn innerhalb kürzester Zeit, auch unter Einführung eines ERP-Systems, digitalisiert. „Kennen Sie Ihre Kennzahlen. Und analysieren Sie deren Wechselwirkung!“, forderte der Unternehmer seine Mitstreiter und Kollegen im Publikum auf. Er vertritt die Meinung, dass Betriebe die Digitalisierung „mit genug Leidenschaft und Engagement auch ohne externe Berater schaffen“. Sicherlich kommen Finzelberg seine 25 Jahre Erfahrung als Unternehmensberater im Maschinenbau zugute, währenddessen er schon viele Firmen in der Digitalisierung begleitet hat.

Praxisbeispiel „Wie digitalisiert man ein analoges Unternemen?“ herunterladen

Vier Unternehmer-Typen im Zeitalter der Digitalisierung

Im Anschluss an die Praxisbeispiele stellte Prof. Dr. Rainer Zeichhardt von der BSP Business School Berlin vier Unternehmer-Typen im Zeitalter der Digitalisierung vor, die in einer Studie klassifiziert werden konnten:

  1. Der Surfer bewegt sich voll und ganz auf der Digitalisierungswelle. „Manche tauchen gar in sie ein“, so Zeichhardt.
  2. Der Taucher ist grundsätzlich an der Digitalisierung interessiert und setzt sich mit den 4.0-Themen auseinander.
  3. Der Inselbewohner romantisiert das Analoge und versucht der Digitalisierung zu entfliehen. „Digitalisierung ist nicht nur Technik, sondern auch Führung und Kommunikation“, sagte Zeichhardt, der mit der Einordnung amüsant den Zeigefinger erhob.
  4. Die Mitgerissenen machen zwar mit, aber eher halbherzig, weil sie sich nicht so wohl dabei fühlen und klammern sich an den Rettungsring.

Beendet hat die Konferenz Nico Sonnenberg, Vertreter und Account Manager von der Bright Solutions GmbH mit Sitz in Darmstadt, mit seinem Vortrag. Im Austausch mit dem Moderator, Prof. Dr. Thomas Thiessen von der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, sprach Sonnenberg über die Entwicklung innovativer Apps in Zusammenarbeit mit seinen Kunden. Hierbei stellte er den Teilnehmern der Konferenz MyFoam vor: Mit der Webanwendung und App können Schaumstoffeinlagen für Werkzeuge in Werkzeugkoffern der Losgröße 1 nach Fotos oder Scans hergestellt werden. Ein Unternehmen für Lichtwerbung im Außenbereich verdeutlicht in einem 3D-Konfigurator inklusive Augmented Reality zusammen mit Bright Solutions, wie die geplante Werbung an dem vorhandenen Gebäude aussehen wird.

Fazit: Digitalisierung ist realisierbar, sie erfordert Klarheit und konkrete Zielsetzungen

Digitalisierung ist für alle Unternehmen auch mit kleinerem Budget realisierbar und eignet sich gerade in der Anfangsphase für kleinere Projekte. Voraussetzung ist, dass sich der Inhaber oder Geschäftsführer mit dem Thema auseinandersetzt und die Abläufe und Kennzahlen in seinem Betrieb gut kennt. Diese Voraussetzungen ermöglichen, digitale Vorgänge gezielt und an den richtigen Schnittstellen im Unternehmen einzusetzen. Es empfiehlt sich, zunächst Prozesse zu digitalisieren, die das Unternehmen im analogen Zustand viel Geld kosten. Wichtig ist zu beachten, dass sich Digitalisierung nicht auf die Technik beschränkt, sondern viel mit Führung und Kommunikation zu tun hat. Deshalb müssen von Anfang an die Mitarbeiter*innen einbezogen werden.

Hintergrund

Rund 60 Teilnehmer aus kleinen und mittleren Unternehmen nahmen am 9. Februar 2017 an der Konferenz digital_real teil und informierten sich zu aktuellen 4.0-Themen und Best-Practise-Beispielen aus der Wirtschaft. Gastgeber war das mittelständische Unternehmen Fischmaster GmbH mit Sitz im südhessischen Trebur. Gemeinsam mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt, organisierte die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation die Konferenz, um Vertretern aus kleinen und mittleren Unternehmen praxisorientierte Informationen an die Hand zu geben und Unterstützungsangebote der Förderinitiative aufzuzeigen.

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Fleischeslust

Social Hack: Ein Metzgermeister bedient seine Kunden auch virtuell

Während andere Betriebe sterben, hat Andreas Vick im Jahr 2016 die erste neue Metzgerei seit 30 Jahren im Kreis Bergstraße gegründet. Eine, „in der man sich wohlfühlen kann“. Er bindet seine Kunden über Erlebnisse und Online-Marketing. 

Vor drei Jahren saß Andreas Vick mit seiner Freundin in der Markthalle im italienischen Florenz. „Dort war Fleisch zur Schau gestellt wie Kleidung. An Essständen saßen die Menschen und haben diese Lebensmittel genossen. So auch wir“, erzählt der heute 37-jährige sein Urlaubserlebnis. Er hatte eine Ausbildung als Metzger abgeschlossen, war danach aber „im Sumpf der Industrie mit Plastikverpackungen und Fertiggewürzen“ gelandet. Das frustrierte den jungen Mann. Er wechselte die Branche und war 12 Jahre lang als Geschäftsführer und Unternehmensberater im Vertrieb von Immobilien tätig.

Schinkenplatte in Florenz gibt Anstoß

Der Genuss der Schinkenplatte in besagter Markthalle hat einen Gedanken in ihm angestoßen, der einen 18-monatigen Entstehungsprozess nach sich zog und ihn durch Metzgereien in ganz Europa reisen ließ. Dieser endete mit der Eröffnung der „Fleischeslust die Metzgerei und Feinkosteria e.K“ am 17. Dezember 2016 im Bensheimer Stadtteil Auerbach.

Neben der Theke gibt es ein durchs Schaufenster von der Straße einsehbares Dry-Age-Kühlhaus. „Inspiriert vom Markt in Florenz können die Kunden hier direkt ins Herz der Metzgerei blicken“, so Vick, „das signalisiert gleichzeitig: wir haben nichts zu verstecken!“. Es gibt einen Gastraum, in dem man „sich wohlfühlen kann“. Einmal im Monat findet ein Meat‘n Greet statt. Bei einem Glas Wein kommen Kunden und die acht Mitarbeiter ins Gespräch. Mit einer Rösterei im Ort kam so die Idee zustande, eine Kalbsbratwurst mit zerstoßenen Kaffee-Bohnen zu kreieren.

Die virtuelle Theke

Neben dem Ladengeschäft der Metzgerei bedient Andreas Vick seine Kunden auch virtuell: Seine Website www.die-fleischeslust.com und sein Logo hat er mit einem Baukasten-Konzept selbst gestaltet. „Das war gar nicht schwer“, sagt Vick, der sich selbst als nicht besonders technikaffin bezeichnet. Die Texte („Sehen, wo die Schnitzel wachsen“, „Da lachen ja die Hühner“) für seinen Hack-Blog schreibt er selbst. Darin erzählt er Geschichten rund um seine Produkte. Auch die Bilder und die Videos für seine Website, die Instagram-, Facebook- und YouTube-Accounts macht er selbst. Die Bilder wirken professionell. „Wir bearbeiten alle Fotos mit Adobe Photoshop nach. Aber auch das ist nicht schwierig. Mit drei Klicks habe ich den Kontrast und die Belichtung auf jedem Bild professionell eingestellt“.

Social Media als fester Teil des Arbeitsalltags

Social Media müsse man als festen Teil der Arbeit verstehen, rät Andreas Vick. „Ich denke in meinem Arbeitsalltag immer mit: Was kann ich fotografieren oder mit der Videokamera filmen?“. Die Geschichten ergeben sich dann von alleine. Die Zielgruppe erreicht der Metzgermeister jedenfalls auf diese Weise: „So viele Kunden, wie über Facebook, würde ich über eine gedruckte Anzeige nicht ansprechen können. Von den Kosten ganz abgesehen.“ Alleine die Meldung zum Start der Grillsaison hat auf Facebook 189 Fans gefallen.

Praxisbeispiel-H&R

Den digitalen Wandel anpacken: H&R GmbH

Mit Unterstützung der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation hat die H&R GmbH einen „Teamtag Digitalisierung“ durchgeführt, in dessen Zentrum der Austausch der Mitarbeiter in einem World-Café stand. Ausdrücklich erwünscht und erlaubt war hier neben dem gemeinsamen Erarbeiten konkreter Digitalisierungs-Ideen auch die Diskussion über Wünsche, Vorbehalte und Ängste der Teilnehmer.

Die Digitalisierung als Veränderung eines Unternehmens wird umso besser funktionieren, je größer die Akzeptanz dafür bei den Mitarbeitern ist. Die möglichst frühzeitige Einbindung  von Mitarbeitern aller Ressorts und Hierarchiestufen in den Veränderungsprozess legt hierfür einen Grundstein.

Herausforderungen im Unternehmen

Der Unternehmer steht vor der Herausforderung, dass er keinen Überblick über aktuelle und „reife“ Technologien (zum Beispiel additive Fertigungsverfahren oder RFID-gestützte Warenstrom-Verfolgbarkeit) hat, die sich im Rahmen der finanziellen, personellen und organisatorischen Ressourcen überhaupt für sein Unternehmen eignen würden. Weiterhin kann der Unternehmer schwer einschätzen, wie sein Team der Digitalisierung emotional gegenüber steht. Werden dadurch vielleicht erst Ängste vor dem Verlust des Arbeitsplatzes (Stichworte Roboterisierung, Automation) oder, gerade bei den älteren Mitarbeitern, Ängste vor steigender Technisierung geweckt, die dem Unternehmen am Ende mehr schaden als nutzen?

„Teamtag Digitalisierung“

Innerhalb der Arbeitszeit, jedoch bewusst außerhalb der täglichen Arbeitsumgebung (out-of-the-box), traf sich das gesamte Team in einem Tagungshotel; Kaffee, Getränke und kleine Snacks standen bereit. Nach der Eröffnung durch den Inhaber legte die Junior-Chefin mit einem sehr greifbaren Kurzvortrag über die Chancen, Potenziale und Notwendigkeiten der digitalen Transformation für die künftige Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens den inhaltlichen Grundstein für den Workshop.

Im anschließenden „World-Café“ tauschten sich die Teilnehmer in zufällig zusammengesetzten kleinen Gesprächsrunden an drei Thementischen zu den vorbereiteten Leitfragen aus.

  • Was verstehe ICH unter “Digitalisierung“? Was bedeutet sie für MICH?
  • Wo im Unternehmen kann uns „Digitalisierung“ gezielt helfen?
  • Wenn ich mir was wünschen dürfte … (Wie sollte unser digitales Unternehmen aussehen?)

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Prof. Dr. Thomas Pleil

Online-Unternehmenskommunikation – Interview mit Prof. Thomas Pleil

Thomas Pleil, Professor für Online-PR an der Hochschule Darmstadt und Mitarbeiter der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, zeigt in einem im Interview, welche Faktoren bei der Onlinekommunikation von Unternehmen erfolgsentscheidend sind.

Herr Professor Pleil, digitale Kommunikationsmittel bieten Firmen viele Chancen. Doch nicht immer gelingt die Kommunikation mittels digitalen Plattformen. Welche Ursachen hat das?

Bei Unternehmen als Absender von Informationen steht am Anfang einer Reihe von Problemen oft das Kanaldenken: Manche Unternehmen meinen, einen Kommunikationskanal nutzen zu müssen, weil viele Menschen das eben auch schon tun. Zum Beispiel Facebook. Muss der Getränkemarkt um die Ecke dort wirklich aktiv sein? Wir hatten neulich einen solchen Fall: Dem Besitzer war gesagt worden, ohne Facebook-Seite funktioniere heute Kommunikation nicht mehr. Klar, mit einem guten Konzept und Liebe zur Kommunikation könnte das was werden. Aber mal im Ernst: Wenn sich der gute Mann damit quält, wird das auch nur eine Kommunikation um der Kommunikation Willen. Und wer will das abonnieren?

Was raten Sie Unternehmen, die darüber nachdenken, wie sie am besten digital mit Kunden kommunizieren?

In unserer vom BMWi geförderten „Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation“ stehen wir Multiplikatoren als Ansprechpartner für Kommunikation 4.0, Change-Management und eLearning zur Verfügung. Wir raten Unternehmen grundsätzlich, erst einmal zu beschreiben, welches Kommunikationsproblem behoben werden oder inwiefern die Kommunikation genau verbessert werden soll. Geht es zum Beispiel um die Zusammenarbeit der Mitarbeiter oder um besseren Kundenservice? Sind die vorhandenen Kommunikationswege einfach nur schlecht genutzt? Oder bieten neue Kanäle wirklich bessere Möglichkeiten? Wenn ja, gibt es eine Menge weiterer Fragen. Zum Beispiel: Ist es ok, wenn die Kommunikation nicht vertraulich und auf einem fremden Server gespeichert wird? Und wenn Inhalte irgendwann kaum mehr auffindbar sind? Und so weiter.

Ist diese Analyse gemacht, was wäre der zweite Schritt?

Zeigt sich, dass ein neuer Kommunikationskanal sinnvoll genutzt werden könnte, sollte man sich erst einmal in die Kommunikationspartner versetzen: Welche Art von Kommunikation erwarten sie? Welche Inhalte? Welche Intensität? Ich zucke mittlerweile schon zusammen, wenn ich nur davon höre, dass irgendwo eine neue WhatsApp-Gruppe eröffnet wurde und hoffe, dass dieser Kelch an mir vorüber geht. Warum? Weil WhatsApp für mich ein privater Kanal für Freunde und Familie ist. Und weil Gruppen oft unglaublichen digitalen Stress verursachen.

Wie innovativ sollten Unternehmen letztendlich in ihrer Kommunikation sein: nach vorne preschen oder lieber per Mail weitermachen?

Um nicht missverstanden zu werden: Ich möchte niemandem eine Ausrede bieten, die (Unternehmens-)Kommunikation nicht zu verbessern. Im Gegenteil: Wir können mit digitalen Werkzeugen Arbeit erleichtern, Menschen mitnehmen und Service verbessern. Aber damit das wirklich funktioniert, sollten wir überlegt herangehen und nicht schnell mal entscheiden, einfach einen neuen Account zu machen, wie es manche KMU für notwendig halten.
Herr Pleil, vielen Dank für das Interview.

Praxisbeispiel-Rex

Wie digitalisiert man ein analoges Unternehmen?

Mattias Finzelberg war 25 Jahre lang selbstständiger Berater für die Maschinenbau- und Automobilindustrie. Irgendwann war ihn das zu wenig und er übernahm im Jahr 2008 die Rex Gummitechniken GmbH & Co. KG in Pfungstadt. Vom ersten Tag an startete er mit der Digitalisierung des mittelständischen Unternehmens. Erstes Ziel war die Einführung eines ERP-Systems.

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Ausgangssituation

„Chaos war gar kein Ausdruck, was herrschte, als ich hier im Dezember 2008 anfing“, sagt Mattias Finzelberg und läuft durch die aufgeräumte Abziehhalle. Er entsorgte ganze 55 Tonnen Stahlschrott und 30 Tonnen Keramikabfall. Sieben Lkw-Züge waren nötig, um den alten Ballast aus dem damals noch analogen Betrieb wegzubringen.

Sauberkeit und Ordnung führte Finzelberg von der ersten Woche an mit der 5S-Arbeitsplatzgestaltung ein. Das war der erste Schritt, bevor er begann, die Prozesse zu straffen.

Heute

Chemie liegt in der Luft. 19 Mitarbeiter stellen in seinem Betrieb in der Pfungstädter Ostendstraße auf 1.500 Quadratmetern Chemikalienschutzhandschuhe, Cip-Säcke, Gasabsperrblasen aus natürlichem und synthetischem Gummi her. Auch wenn hier noch viel Handarbeit verrichtet wird: Das Unternehmen ist komplett durchzogen von einer digitalen Infrastruktur.

Der heute 58-jährige Ingenieur hatte gezielt nach einem Unternehmen gesucht, das er übernehmen kann, um sein Wissen über die Kraft der digitalen Optimierung selbst in die Realität umzusetzen. Er fand das Unternehmen an einem Skilift in Zürs. Dort kam er mit einem älteren Herrn ins Gespräch, der sich darüber beklagte, nicht oft Skifahren zu können. Er müsse sein Unternehmen in Pfungstadt führen, das keine seiner Töchter übernehmen wolle. Nachmittags traf sich Finzelberg mit ihm zum Kaffee, ein halbes Jahr später gehörte ihm die Rex Gummitechniken GmbH. Dann hat er sich das Unternehmen angeschaut und sich gefragt: „Welche Methoden kenne ich? Welche kann ich einsetzen?“ Vom ersten Tag an gestaltete er aktiv den Wandel und digitalisierte das Unternehmen.

ERP-System eingeführt

Heute spricht der rührige Schwabe genauso begeistert von Polymerketten im synthetischen Gummi wie über die Scanner, Barcodes und Rechner in Reinräumen, die seine Produktionsfläche durchziehen. Sie alle sind Hilfsmittel, die zu seinem zwei Monate nach Unternehmensübernahme eingeführten Enterprise-Ressource-Planning-System – kurz ERP – gehören. Damit kann er alle Prozesse im Unternehmen in Echtzeit überwachen und steuern. Finzelberg konnte das ERP-System – eine Standardlösung von Siemens – aufgrund seiner Erfahrung als Berater in zwei Monaten realisieren. Normalerweise muss man mit rund 18 Monaten rechnen, sagt er. Wichtig sei, dass die Einführung ganz klar Chef-Sache ist.

Die Methode „5S“

Die Methode „5S“ stammt aus Japan. Mit ihr sollen Arbeitsplätze sicher, sauber und übersichtlich
gestaltet werden. Reibungsverluste sollen verringert und Arbeitszeit, die beispielsweise beim Suchen von Ersatzteilen verschwendet worden
wäre, gespart werden. Das Ziel: Die Arbeit läuft störungsfrei ab. Die 5S:

1. Seiri: Sortiere aus. Alles was für die Arbeit an diesem Platz nicht benötigt wird, kommt weg.

2. Seiton: Stelle ordentlich hin. Was gebraucht wird, bekommt einen definierten und gekennzeichneten festen Platz.

3. Seiso: Säubere. Jeder reinigt seinen Arbeitsplatz und seine Utensilien selbst. Dabei werden Mängel erkannt, markiert und stetig abgearbeitet. Die Reinigung dient dem Prüfen.

4. Seiketsu: Standardisiere. Das bedeutet Verwendung von einheitlichen Kennzeichnungen, Beschriftungen und Markierungen im gesamten Arbeitsbereich zu jeder Zeit.

5. Shitsuke: Selbstdisziplin und ständige Verbesserung. Für Ordnung und Sauberkeit ist Disziplin erforderlich. Ist eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch immer dort hin. Abweichungen müssen beseitigt werden.

Mensch und Maschine kommunizieren

Das gesamte Unternehmen ist vernetzt, jeder Arbeitsgang auswertbar und einem Mitarbeiter zuordenbar. Gleichzeitig dient die Dokumentation der Qualitätssicherung.
Stechkarten gibt es nicht mehr; jeder scannt morgens seinen persönlichen Strichcode. Die Mitarbeiter sind so beweglicher: „Bei uns sind die Mitarbeiter nicht monopolisiert auf einen Arbeitsplatz“, sagt Finzelberg. „Auf den Bildschirmen sehen sie, wo’s klemmt und können dort flexibel helfen.“ Aber erst, nachdem sie sich per Scanner und Barcode für diesen Arbeitsgang angemeldet haben. So ist nebenbei eine lückenlose Dokumentation möglich. Berechtigungen sind auch per Barcode geregelt. So wird gewährleistet, dass jeder nur in seinem Kompetenzbereich tätig werden kann.

Die Daten aus dem ERP-System laufen in einer zentralen Datenbank zusammen. Finzelberg kann sie von seinem Rechner aus auswerten, steuern und optimieren. Zum Beispiel kann er die Wanne mit dem flüssigen Gummi so von unten über die Keramikformen fahren, dass sie genau eintauchen. „Jeder Millimeter zu viel bedeutet für uns Material- und Geld-Verlust“, so der Unternehmer. Auch die Trockenzeiten hat Finzelberg dank selbst veränderter Rezeptur verringert und so die Produktivität gesteigert. Die Maschinen laufen rund um die Uhr, 98 Prozent der Zeit: Eineinhalb Schichten mit Personal, eine Schicht in der Nacht „mannlos“ dank digitaler Welt. Trotzdem ist alles überwacht.

ERP-System (Definition)

Mit der Software eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems kann ein Unternehmen Kapital, Personal, Maschinen, Material und IT-Systeme überwachen, planen und steuern. So können die Effizienz erhöht und Prozesse stetig verbessert werden. Das System sollte möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden und Insellösungen ersetzen. Zur Verfügung steht Standard-, Individual- und Open Source-Software.

Sein nächstes Ziel ist die papierlose Fabrik. Schon jetzt werden alle Papiere gescannt und anschließend entsorgt. Die ganze Firma arbeitet mit einem Dokumentmanagementsystem. Der Weg dorthin war nicht für alle einfach und nicht jeder Mitarbeiter wollte sich zusammen mit dem Unternehmen weiterentwickeln. „Was die Mitarbeiter hier mitgemacht haben, war schon ein Quantensprung“, sagt Finzelberg. Es gibt einige, die schon seit Jahrzehnten dabei sind. „Ich habe mich mit den Mitarbeitern hingesetzt und ihnen erklärt, was auf sie zukommt und warum wir was ändern.“ Auf diese individuelle Weise schulte der Chef seine Mitarbeiter und zog sie mit seinem Enthusiasmus mit.

Früher arbeiteten sieben Angestellte in der Verwaltung und 13 in der Produktion. Heute sind es 19 in der Produktion und nur noch der Chef in der Verwaltung. Früher produzierten sie 28 bis 30 Chargen pro Tag, heute sind es 55 Chargen. So der Wandel in Zahlen. Demnächst werden zwei neue Tauchhäuser auf 100 Quadratmetern gebaut, um mit der bestehenden Mannschaft noch effektiver arbeiten zu können. Weder über den Preis für den Betrieb, noch über seine Investitionen will Finzelberg Auskunft geben. Nur so viel: Die Digitalisierung eines Tauchhauses allein kostete ihn 200.000 Euro. Auch wenn die Einführung eines ERP-Systems und ensprechender Sensorik sicher nicht billig ist, rechnet sich eine solche Lösung trotzdem schnell, da sie die Produktivität steigert. „Hier gibt es keine Hebel und Schalter mehr“. Stattdessen steuern die Mitarbeiter alles über eine Software vom PC aus.

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