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Informationssicherheit

Mit Informationssicherheit befassen, sonst nutzen die digitalen Chancen wenig

Die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation hat im Hause Bundesdruckerei eine Dialogveranstaltung in Form eines World Cafés veranstaltet, Thema: „Sicherheit im digitalen Wandel“. Die Dokumentation ist jetzt als Broschüre erschienen.

Täglich werden Menschen Opfer von Identitätsdiebstählen. Sie bekommen offiziell aussehende Nachrichten, die zur Preisgabe wichtiger Identitätsdaten auffordern. Das reicht von Online-Bezahlservices die Kundendaten samt Passwörtern wollen bis zu Online-Shops, die angeblich eine wichtige Änderung der Zugangsdaten durchführen. Werden diese Daten irrtümlich preisgegeben, kann ein teurer Schaden drohen.

Die Gewährleistung sicherer Identitäten ist für kleine und mittlere Unternehmen ein wesentlicher Faktor für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen. Das Interesse und der Informationsbedarf rund um das Thema sind riesig. Am 11. Mai 2017 fand in der Bundesdruckerei die Dialogveranstaltung „Sichere Identitäten“ statt. Gemeinsam ausgerichtet von der Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation, dem Verein Sichere Identität Berlin-Brandenburg e.V. und den Unternehmenerverbänden Berlin-Brandenburg UVB, diskutierten Experten und rund 40 Gäste in einem World Café aktuelle Herausforderungen der Digitalisierung. Es gab fünf Thementische:

  • Digitalisierung von papierbasierten Prozessen mit E-Signatur, geleitet von Tatami Michalek, Geschäftsführer secrypt GmbH
  • Datenschutz 2.0 – Neues aus der EU ab Mai 2018 (EU-DSGVO), Dirk Clemens, Datenschutzbeauftragter der Bundesdruckerei
  • IT-Sicherheit – eine Hürde für die Umsetzung der Digitalisierung in Unternehmen?, Prof. Dr. Marian Margraf, Institut für Informatik, Fachbereich Mathematik und Informatik der FU Berlin
  • ID-Management – Identitäten ohne Passwort, Tatiana Gayvoronskaya, Team Security Tech, Hasso-Plattner Institut
  • Vertrauliche E-Mails – Neues zum Wirtschafts- und Knowhow-Schutz, Andreas Nold, Chief Commercial Officer Zertificon Solutions GmbH

Die Teilnehmer nutzen die Möglichkeit sich auszutauschen, sich zu vernetzen und Herausforderungen in einer wertschätzenden und offenen Atmosphäre zu diskutieren. Da alle Veranstaltungsteilnehmer schon mit dem Thema „Sichere Identitäten und IT-Sicherheit“ vertraut waren, konnte schnell und konstruktiv an Problemlösungsszenarien gearbeitet werden.

Broschüre „Dokumentation der Veranstaltung „Sichere Identitaeten“ herunterladen

Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH

Ein Fensterhersteller in der digitalen Transformation

„Wir sind noch lange nicht fertig, wir stecken mittendrin im Prozess der Digitalisierung“, sagt Armin Nuffer, Geschäftsführer der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH. Das Unternehmen mit Sitz im schwäbischen Zusmarshausen-Wörleschwang in der Nähe von Augsburg entwickelt sich in Fertigung, Verwaltung und Marketing digital weiter und hat den Umsatz seitdem verdoppelt.

Im Jahr 2012 begann die digitale Transformation der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH, einem Unternehmen, das mit damals 42 Mitarbeitern, Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden herstellte. Die Produkte sind geblieben, doch der Herstellungsprozess hat sich in den vergangenen fünf Jahren entscheidend verändert. „Wir haben damals einfach festgestellt, dass wir mit unseren konventionellen Verfahren an Grenzen stoßen“, sagt Armin Nuffer, selbst Schreinermeister und Betriebswirt. „Die Anforderungen an Ästhetik und Funktion wie Wärme- und Schalldämmung der Fenster wachsen stetig. Diesen konnten wir mit unseren Maschinenanlagen so nicht mehr gerecht werden.“

Problemstellung

Dem Geschäftsführer Armin Nuffer war klar: „Es muss was passieren, wir müssen uns neu orientieren.“ Armin Nuffer führt den Betrieb seit zehn Jahren zusammen mit Hans Wipfler, dessen Großvater den Betrieb im Jahr 1927 als Wagnerei gegründet hatte und Räder, Wagen und andere landwirtschaftliche Geräte aus Holz herstellte. Heute werden die auf Kundenwunsch gefertigten Holz-, Holz-Alu-Fenster und Pfosten-Riegel-Fassaden in gehobene Einfamilienhäuser und Groß-Projekte, wie die Uniklinik Düsseldorf, das Messezentrum Stuttgart, die European Investment Bank Luxemburg oder den Isar Tower in München eingebaut.

Nuffer begab sich auf die Suche und wurde fündig: Die Entscheidung fiel auf den Kauf einer CNC-Maschine. „Wir haben uns damals ganz klar für eine große CNC-gesteuerte Produktionsanlage entschieden, die voll automatisch aus dem Büro gesteuert wird.“ Investiert haben die beiden Geschäftsführer mehr als zwei Millionen Euro. Seitdem die Fertigungsprozesse neu gestaltet wurden, haben sie ihren Umsatz in nur sieben Jahren verdoppelt.

Akzeptanz der Mitarbeiter

„Anfangs hatten einige Mitarbeiter Angst, dass die Digitalisierung des Herstellungsprozesses ihre Arbeitsplätze kostet“, sagt Nuffer. „Wir haben die Umstellung von Anfang an offen kommuniziert und heute hat sich das Bild ins komplette Gegenteil geschlagen: Die Mitarbeiter akzeptieren unseren digitalisierten Prozess voll und ganz. Wir schöpfen die neue Technik voll aus.“ Zwar spart das Unternehmen durch den automatisierten Prozess wirklich Personal im Produktionsprozess ein. Das kleine Unternehmen kann heute mehr und größere Aufträge annehmen als vor der Digitalisierung. Deshalb ist die Belegschaft auch um rund 20 Mitarbeiter auf 60 gewachsen, anstatt geschrumpft.

Die neue Maschine mit der neuen Software erforderte es, die Mitarbeiter weiterzubilden. Dies geschah in Schulungen des Maschinenherstellers und der Fenstersoftwareentwickler im Unternehmen vor Ort. Die Mitarbeiter, die am meisten im digitalen Prozess arbeiten, waren in die Auswahl der Maschine und der Software eingebunden.

„Ein Vorteil war auch, dass die Maschine bei uns vor Ort aufgebaut und programmiert wurde“, sagt Armin Nuffer. Das dauerte ein halbes Jahr, währenddessen die Mitarbeiter die neue Maschine, mit welcher bereits neue Aufträge abgearbeitet wurden, immer besser kennenlernten. Parallel wurde mit einer der alten Maschine weiter produziert. „Ein Kraftakt“, so Nuffer, „aber die Mitarbeiter waren von Anfang an engagiert und haben sich da richtig reingekopft. Uns war es wichtig, dass wir uns im Know-how nicht nur auf Fremde verlassen, sondern das Wissen in den Köpfen unserer eigenen Mitarbeiter haben“.

Monteure über WhatsApp

In der internen Kommunikation setzt das Unternehmen auch auf moderne, digitale Unterstützung. Die Monteure des Unternehmens sind mit Smartphones ausgestattet. Damit schicken sie in Echtzeit Informationen und Bilder von der Baustelle ins Büro – über WhatsApp oder E-Mail. „Heute hatten wir zum Beispiel einen Wassereintritt auf einer Baustelle, das haben wir gleich dokumentiert“, sagt Nuffer, „hier gehen keine Zeiten mehr verloren.“

Zeiterfassung und Projektmanagement digital

Seit kurzem gibt es in der Wipfler Fenster + Fassaden GmbH ein weiteres neues digitales Arbeitsmittel: ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Die Mitarbeiter erfassen den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit per Chip pro Projekt direkt auf die entsprechende Kostenstelle. Die Monteure machen das gleiche mit ihrem Smartphone. „Demnächst werden wir das mit einer Schnittstelle zu unserer Fensterbausoftware vernetzen“, so Nuffer. Das heißt: Vom Materialeinkauf bis zur Produktion werden alle Daten eines Projektes zusammengefasst. Die Nachkalkulation funktioniert dann automatisch. „Da wir ja jetzt viel mehr Aufträge haben, freuen sich die Mitarbeiter in der Verwaltung über diese digitale Entlastung“, sagt Armin Nuffer, „sie kamen mit ihrem bewährten Ablagesystem einfach nicht mehr hinterher“.

Marketing: Website und kein Facebook

Im digitalen Marketing setzt das kleine Unternehmen auf die Website. Ganz bewusst wird auf einen Facebook-Auftritt verzichtet. Denn die Zielgruppe des Unternehmens – Architekten und Generalunternehmer – sind hier nicht zu erreichen. Die Website wird derzeit erneuert, unter anderem erhält sie ein Design, dass auch auf mobilen Endgeräten ansprechend aussieht und die gewünschten Informationen liefert. Zudem wird auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) wert gelegt und ein Preisrechner integriert.

Homburger Hörhaus

Hört, hört! Zwei Hörakustiker in der digitalen Transformation

Matthias Leppert (41) und Thomas Weidmann (34) haben im Jahr 2015 das Homburger Hörhaus gegründet. Die beiden Hörakustiker setzen dabei voll auf Digitalisierung. Früher sei in den Köpfen verankert gewesen „Hörgerät gleich alt“, sagt Matthias Leppert. Heute tragen auch jüngere Menschen eins, kleine Mädchen sogar Geräte in Pink mit Glitzersteinen. Und auch die ältere Generation ist anders als früher: „Vor kurzem kam ein 90-jähriger Mann in den Laden. Dessen erste Anforderung war, dass sein neues Hörgerät mit dem iPhone kompatibel ist“, berichtet Leppert.

„Wir haben den Kunden zugehört und wollten was Anderes machen,“ sagt Leppert. In seinem Laden gibt es zum Beispiel einen Hörerlebnispfad mit unterschiedlichen Geräuschkulissen. „Wenn man lange von Hören entwöhnt war, dann ist es doch gut, sich langsam daran gewöhnen zu können.“ Seine Kunden laufen mit dem neuen Hörgerät über einen Parcours mit unterschiedlichen Bodenbelägen, wie Parkett, Kunstrasen, Kies. Ein Windgenerator erzeugt ebensolchen und als kleine Spielerei können die Hörenden einen Vogel per digitalisiertem Zauberstab singen lassen. Digitalisierung kann Spaß machen. „Den Vogel, der eigentlich für Vergnügungsparks erfunden wurde, hat ein Freund von einer Prototypenmesse in Florida mitgebracht“, sagt Leppert. Jetzt singt er als einziger seiner Art in Europa, und zwar im Hörgarten in Bad Homburg. Zudem können Kunden Trainings mit einem so genannten Ting-Stift machen, einem Hörstift. Berührt man mit der Spitze vorgegebene Punkte, werden Geräusche abgespielt.

Zusammen in die Selbstständigkeit

Die beiden Geschäftsführer haben sich in einem früheren Betrieb kennengelernt. Dort haben beide ihre Ausbildung zum Hörakustiker gemacht und 13 Jahre zusammengearbeitet. Als der Eigentümer in den Ruhestand ging, hat er seinen Betrieb an eine Hörakustik-Filialkette verkauft.

Heute arbeiten die beiden Gründer vor allem in Service mit digitalisierten Methoden, um die Kunden besser zu bedienen. So warten die drei Hörakustiker – neben den beiden Inhabern ist noch eine Meisterin angestellt – die Hörgeräte der Kunden aus der Ferne. Der Hörgerät-Hersteller bietet dazu eine Plattform, über die mit einer App per Smartphone kommuniziert werden kann. Die Messergebnisse werden anonymisiert erfasst, sodass der Datenschutz gewährleitet bleibt.

Scanner digitalisiert Ohrabformungen

Auch die handwerklichen Tätigkeiten werden durch digitalisierte Prozesse verfeinert. So digitalisiert ein Scanner die von Hand hergestellten Ohrabformungen aus Silikon in 3D. „Eine direkte Digitalisierung des Ohres gibt es derzeit leider nur im Prototypenstadium“, sagt Leppert. So wird ein Postweg gespart und die Homburger Hörakustiker können selbst am Rechner die Otoplastiken modellieren und im Labor herstellen lassen.

Aber auch das Hörgerät an sich entwickelt sich immer weiter. So wird es Teil des „Internets der Dinge“: Bei manchen Geräten lässt sich das Einschalten des Hörgeräts morgens mit dem automatischen Start der Kaffee-Maschine übers Internet verknüpfen, erzählt Leppert. Die Innovationszyklen bei den Hörgeräten lägen bei gerade einmal zwei Jahren. Ein Grund, warum die Branche mit zweistelligen Umsatzzuwächsen boomt.

Verwaltung und Marketing

Beim Marketing setzen die beiden Gründer auf digitale Kommunikation, zum Beispiel mit Website und Facebook. „Oft ist es so, dass der Enkel etwas recherchiert hat und informiert dann Oma und Opa“, sagt Leppert. „So erreichen wir unsere Zielgruppe auch digital.“

Auch in der Verwaltung nutzen Leppert und Weidmann täglich die digitalen Möglichkeiten: Die Kommunikation mit den Krankenkassen erfolgt ausschließlich elektronisch. Kostenvoranschläge werden über eine Schnittstelle an die Krankenkassen direkt über die Kundenverwaltung übermittelt. Auch bei der Abrechnung mit den Krankenkassen ist das so. „Der Vorteil ist, dass Papierrechnungen nicht von Dienstleistern digital erfasst werden müssen, um sie an die Krankenkassen zu übertragen – dabei passieren oft Fehler“, sagt Leppert. „Schon vor der Übermittlung findet eine Plausiblitätsprüfung statt. Das hat weniger Abrechnungsfehler zur Folge und verkürzt die Zeit bis zur Begleichung einer erbrachten Leistung.“

Demnächst werden Hörhaus-Kunden ihre Termine über einen digitalen Kalender auf der Website selbst eintragen können. Das Homburger Hörhaus befindet sich in der digitalen Transformation.

Wissensaustausch

Wissensmanagement in Wikis

In Unternehmen steigt das Bewusstsein darüber, dass viele unternehmensrelevante Informationen in den Köpfen der Mitarbeiter stecken. Um das vorhandene Wissen festzuhalten, werden Software-Lösungen eingesetzt, zum Beispiel Wikis.

Was sind Wikis?

Eine Software-Lösung zur gemeinsamen Dokumentation von Wissen stellen Wikis dar. Aber nicht nur um Wissen zu dokumentieren, sondern auch um sich trotz räumlicher Distanz abzustimmen, beispielsweise über Tagesordnungen für Treffen oder deren Protokolle.
Unter einem Wiki versteht man eine Sammlung von untereinander verlinkten Webseiten. Der Zugriff auf die Dokumente ist jederzeit möglich. Es werden lediglich ein Internetzugang und ein Webbrowser benötigt. Wikis sind einfach bedienbar und nach dem Prinzip WYSIWYG (What You See Is What You Get) aufgebaut. Das bedeutet: Änderungen am Text und dessen Formatierung sind direkt sichtbar. So ist jeder berechtige Nutzer in der Lage, Eintragungen oder Änderungen vorzunehmen.

Wie lassen sich Wikis einsetzen?

Das wesentliche Ziel eines Wikis liegt darin, die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern anzuregen. Ein Wiki eignet sich besonders für die Dokumentation von Inhalten, an der mehrere Personen beteiligt sind. Durch in Wikis können beispielsweise Ideen gesammelt und entwickelt, Entwürfe gemeinsam erstellt sowie Texte zentral ausgetauscht werden. Wikis lassen sich als zentrale Wissensplattformen in Unternehmen nutzen.

Welche Potenziale bieten Wikis für Unternehmen?

Der Einsatz von Wikis in Unternehmen fördert ein effizientes Arbeiten und die verstärkte Einbindung der Mitarbeiter in die Unternehmensprozesse. Der große Vorteil von Wikis ist, dass sie themenunabhängig und für alle Unternehmensbereiche eingesetzt werden können, beispielsweise in der Forschung und Entwicklung, im Projektmanagement oder im Marketing und Vertrieb. Sie können jederzeit erweitert werden.

Welche Wiki-Software gibt es?

Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenfreie Angebote, um Wikis zu realisieren. Beispiele für kostenfreie Lösungen sind:

Eine ausführliche Beschreibung: Leitfaden „Wikis in Unternehmen“ herunterladen