Social Bookmarking: Teilen von Rechercheergebnissen im Unternehmen

  1. Wissensmanagement

Häufig recherchieren Mitarbeiter im Unternehmen nach Informationen und Dokumenten, die für ihre Arbeit und Entscheidungen als Wissensquelle oder Lernressource relevant sind. Das Internet mit seinen vielfältigen, in digitaler Form vorliegenden Informationen und Dokumenten wird als Quelle für Recherchen zunehmend wichtiger.

Häufig ist es so, dass der recherchierende Mitarbeiter nicht dokumentiert, welche Quellen er durchsucht und für seine Entscheidung verwendet hat. Diese Dokumentation ist in der Regel aufwendig und hat keinen unmittelbaren Nutzen für den Mitarbeiter. Dies wird zum Nachteil sobald er selbst oder eine Kollegin vor einer ähnlichen Rechercheaufgabe steht. Dann heißt es häufig „Ich hatte da mal etwas sehr Interessantes gesehen, ich muss aber erst danach suchen.“

Social Bookmarking bezeichnet eine einfache Methode, mit der Recherchen im Internet dokumentiert, die Ergebnisse gesichert und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht werden können.

Was ist Social Bookmarking?

Das Anlegen von Lesezeichen im Web-Browser ist eine etablierte Methode zur Dokumentation von Webseiten, auf die ein Nutzer häufig zugreift. Jeder Browser bietet eine Funktion zum Speichern von Lesezeichen (Bookmarks) an. Ein einzelnes Lesezeichen speichert dann die URL der Webseite, hat einen Titel und zusätzlich können Schlagwörter vergeben werden. Die Lesezeichen können zudem in Ordnern strukturiert abgelegt werden.

Wenn nun diese individuellen Lesezeichen anderen Nutzern, zum Beispiel den Kollegen in der Abteilung, über das Internet zugänglich gemacht werden, spricht man von Social Bookmarking. Das Lesezeichen wird dazu mittels einer spezialisierten Web-Anwendung, einem Social-Bookmarking-Dienst, auf einem Server im Internet gespeichert. Andere Nutzer können nun sehen, welche Nutzer welche Lesezeichen verwenden. Die Nutzer können auch gemeinsam die Lesezeichen in Ordnern organisieren und annotieren. So können Ergebnisse von Recherchen im Internet dokumentiert und weitergegeben werden. Alle Phasen innerhalb des typischen Rechercheablaufes (s. Bild), mit Ausnahme der Planung der Recherche, werden von Social-Bookmarking-Diensten unterstützt.

Nutzen und Vorteile von Social Bookmarking

Schon für einen einzelnen Nutzer bietet das Speichern der Lesezeichen mittels eines Social-Bookmarking-Dienstes den Vorteil, dass er von jedem von ihm verwendeten Rechner aus auf seine Lesezeichen zugreifen kann. Web-Browser hingegen speichern Lesezeichen in der Regel nur auf dem Rechner auf dem sie angelegt werden und sind damit an einen Rechner oder ein anderes Endgerät wie ein Tablet oder Smartphone gebunden.

Der grundsätzliche Vorteil in einer Nutzergruppe besteht darin, dass die von einem Nutzer erstellten Lesezeichen von anderen Nutzern eingesehen und verwendet werden können. Ein Mitarbeiter kann also sehen, welche Rechercheergebnisse sein Kollege verwendet hat und kann so die eigene Recherche beschleunigen.

Neben dem Speichern der Lesezeichen im Internet bieten Social-Bookmarking-Dienste verschiedene weitere Funktionen. So können die Internetquellen verschlagwortet und beschrieben, teilweise auch bewertet werden. Schlagworte und Beschreibungen werden verwendet, um nach Lesezeichen zu suchen. Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise seine Rechercheaufgabe als Schlagwort, findet der Kollege sehr schnell alle diesem Schlagwort zugeordneten Quellen und kann seine eigenen Begriffe ergänzend hinzufügen.

Wie bei einer Nutzung von Browserfunktionen zum Speichern von Lesezeichen, können auch mittels Social-Bookmarking-Diensten erstellte Lesezeichen in strukturierten Ordnern abgelegt werden. Einige Dienste bieten zudem Möglichkeiten zur Annotation von Quellen beispielsweise mittels eines virtuellen Textmarkers oder einer Notizfunktion. Über eine Gruppenverwaltung werden Zugriffsrechte auf Lesezeichen freigegeben oder beschränkt.

Wie verwende ich Social-Bookmarking-Dienste?

Die Verwendung von Social-Bookmarking-Diensten ist einfach. Zunächst benötigt man für einen solchen Dienst eine Benutzerkennung mit Passwort; diese bekommt man bei der Anmeldung auf der Weboberfläche.

Für die gängigsten Browser bieten Social-Bookmarking-Dienste dann ein sogenanntes Plugin an. Das Plugin besteht aus einem zusätzlichen Button in der Menüleiste des Browsers mittels dem man eine aktuell angezeigte Webseite mit einem Lesezeichen versehen kann. Über einen Bildschirmdialog können dann ein Titel, Schlagworte oder eine Beschreibung der Webseite eingegeben werden. Anschließend ist das Lesezeichen gespeichert und für die Kollegen nutzbar.

Ein Plugin kann im Browser in wenigen Schritten installiert und aktiviert werden, IT-Kenntnisse sind dafür nicht notwendig. Das Plugin speichert dann auch Benutzerkennung und Passwort, so dass diese nicht mehrfach eingegeben werden müssen.

Beispiele für Social-Bookmarking-Dienste

Es gibt eine ganze Reihe an Social-Bookmarking-Diensten im Internet. Die meisten bieten englischsprachige oder mehrsprachige Benutzeroberflächen, es gibt aber auch einige deutschsprachige Anbieter.

Viele Anbieter bieten die Möglichkeit, den Dienst gegebenenfalls mit einem geringeren Funktionsumfang kostenfrei zu testen. So können Sie schnell und einfach selbst einen Eindruck vom Social Bookmarking gewinnen. Einen großen Funktionsumfang bietet beispielsweise diigo. Diigo ist in der Basisversion kostenfrei, blendet aber Anzeigen ein. Verschiedene kostenpflichtige Nutzungsmodelle bieten umfassenderen Speicherplatz. Einer der ersten Bookmarking-Dienste überhaupt war delicious, welcher inzwischen rein werbefinanziert ist.

Als Alternative zur Nutzung eines von einem Anbieter im Internet zur Verfügung gestellten Social-Bookmarking-Dienstes kann eine entsprechende Anwendung auch vom Unternehmen selbst z.B. im unternehmensinternen Intranet realisiert werden.

Verschiedene sogenannte Content-Management-Systeme zur Erstellung von Webseiten bieten heute Erweiterungen für Social-Bookmarking-Dienste. Auch umfassendere Softwarelösungen für unternehmensorientierte Social Softarware bieten in ihrem Funktionsumfang die Möglichkeit für Social Bookmarks.

Titelbild: Pixabay

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